Đăng ký nhãn hiệu quốc tế theo hệ thống Madrid: nộp một đơn, nhưng năm năm đầu vẫn treo trên cái tên ở Việt Nam

Câu trả lời ngắn trước: hệ thống Madrid cho phép bạn nộp một bộ hồ sơ, bằng một ngôn ngữ, trả một khoản phí bằng franc Thuỵ Sĩ, rồi từ đó xin bảo hộ nhãn hiệu ở nhiều nước cùng lúc — hiện là 117 thành viên phủ 133 quốc gia, chiếm hơn 80% thương mại toàn cầu theo WIPO. Nhưng có một dòng mà gần như không bài viết tiếng Việt nào đặt lên đầu, dù nó quyết định số phận cả rổ: trong năm năm đầu, đăng ký quốc tế của bạn vẫn treo trên cái đơn gốc ở Việt Nam. Đơn gốc bị rút, bị từ chối hoặc bị huỷ, thì phần bảo hộ tương ứng ở tất cả các nước bạn đã chỉ định sẽ mất theo.

Đó là lý do bài này không mở đầu bằng "lợi ích của hệ thống Madrid". Lợi ích thì ai cũng viết rồi. Cái thiếu là phần một chủ brand thật sự cần biết trước khi chuyển đi hai nghìn franc: tiền đi đâu, đồng hồ nào bắt đầu chạy vào ngày nào, và quyết định nào ở khâu nộp đơn trong nước sẽ khoá chặt bạn ở thị trường nước ngoài hai năm sau.

Bài viết cho chủ local brand thời trang Việt đã bắt đầu có đơn từ nước ngoài — khách Mỹ đặt lô, người Việt bên Úc gom hàng, một shop ở Singapore hỏi bán sỉ — và đang phân vân giữa "đăng ký cho chắc" với "để sau, giờ chưa có tiền". Toàn bộ điều luật và con số phí trong bài đều dẫn từ văn bản chính chủ: Nghị định thư Madrid trên WIPO Lex, trang phí của WIPO, quy tắc thẩm định của USPTO và hướng dẫn của EUIPO.

Đăng ký nhãn hiệu quốc tế theo hệ thống Madrid là gì?

Đó là một thủ tục hành chính tập trung, không phải một tấm bằng toàn cầu. Bạn nộp một đơn qua Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam, Văn phòng quốc tế của WIPO ghi nhận rồi chuyển tới từng nước bạn chỉ định, và từng nước tự xét theo luật của nước đó. Kết quả không phải một quyền duy nhất phủ khắp thế giới, mà là một chùm quyền quốc gia riêng rẽ được quản trị bằng chung một hồ sơ, chung một số đăng ký, chung một ngày gia hạn.

Sự nhầm lẫn này gây tốn tiền thật. Có chủ brand tưởng đăng ký quốc tế xong là "đã có nhãn hiệu quốc tế", rồi in dòng chữ đó lên nhãn treo, rồi ngạc nhiên khi bên Mỹ gửi về một thông báo từ chối tạm thời. Không có gì bất thường ở đây cả: WIPO chưa bao giờ xét xem cái tên của bạn có được bảo hộ ở Mỹ hay không. WIPO chỉ kiểm tra hồ sơ có hợp lệ về mặt hình thức, phân loại hàng hoá có đúng không, và phí đã đủ chưa.

Nếu bạn mới đang ở bước đăng ký trong nước, đọc bài về đăng ký nhãn hiệu thời trang tại Việt Nam trước, vì mọi thứ trong bài này đều bắt đầu từ cái đơn đó. Và nếu bạn chưa chốt xong cái tên, thì bài về đặt tên local brand mới là bài đúng cho lúc này — đăng ký một cái tên bạn còn đang phân vân là cách đốt tiền nhanh nhất trong ngành.

Local brand Việt có đủ điều kiện nộp đơn Madrid không?

Có, nếu bạn thoả hai điều kiện: (1) bạn là công dân Việt Nam, hoặc có nơi cư trú, hoặc có cơ sở kinh doanh thực sự và nghiêm túc tại Việt Nam; và (2) bạn đã nộp đơn hoặc đã được cấp văn bằng nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam. Điều kiện thứ hai gọi là "đơn cơ sở" hoặc "đăng ký cơ sở" — nó là gốc rễ của toàn bộ đăng ký quốc tế, và cũng là điểm yếu chí mạng mà mục về đồng hồ 5 năm sẽ nói kỹ.

Chi tiết hay bị bỏ qua ở điều kiện thứ nhất: chủ đơn quốc tế phải là đúng chủ thể đứng tên đơn cơ sở. Nếu đơn ở Việt Nam đứng tên cá nhân bạn mà đơn quốc tế lại đứng tên công ty vừa thành lập, hồ sơ sẽ bị trả về. Nghe thì hiển nhiên, nhưng đây là tình huống rất thật với local brand: cái tên được đăng ký từ thời còn bán trên Instagram cá nhân, hai năm sau mới lập công ty, và không ai nghĩ tới việc chuyển nhượng nhãn hiệu sang pháp nhân trước khi đi quốc tế. Nếu bạn đang ở tình huống đó, việc phải làm trước tiên không phải là đơn Madrid mà là hồ sơ chuyển nhượng — xem thêm phần pháp nhân trong bài về đăng ký kinh doanh cho local brand.

Về bộ hồ sơ nộp qua Cục Sở hữu trí tuệ, Nghị định 65/2023/NĐ-CP quy định các thành phần chính: tờ khai đăng ký quốc tế nhãn hiệu có nguồn gốc Việt Nam theo mẫu bằng tiếng Việt tại Phụ lục II của Nghị định, hai bản đơn quốc tế theo mẫu MM2 của Văn phòng quốc tế bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, mẫu nhãn hiệu trùng với mẫu trong đơn hoặc văn bằng cơ sở, giấy uỷ quyền nếu nộp qua đại diện, và chứng từ nộp phí. Riêng khi chỉ định Hoa Kỳ, hồ sơ phải kèm hai bản khai MM18 bằng tiếng Anh — đó là tuyên bố về ý định sử dụng nhãn hiệu, và nó là dấu hiệu đầu tiên cho thấy Mỹ chơi theo luật khác phần còn lại của hệ thống.

Số đăng ký quốc tế không phải là quyền. Nó là một cái mã để quản trị một chùm quyền quốc gia — mỗi quyền có ngày sinh, ngày chết và nghĩa vụ riêng.

Có phải chờ được cấp bằng ở Việt Nam mới đi quốc tế được không?

Không. Bạn được nộp đơn quốc tế ngay trên cái đơn đang chờ ở Việt Nam, không cần đợi văn bằng. Đây là điểm mà rất nhiều bài viết tiếng Việt còn dạy theo kiến thức đã cũ hơn mười lăm năm, và nó khiến không ít brand ngồi chờ thêm cả năm rưỡi một cách vô ích.

Nguồn gốc của hiểu nhầm là cách trình bày kinh điển "Thoả ước Madrid thì bắt buộc phải có văn bằng, Nghị định thư Madrid thì chỉ cần đơn". Câu đó từng đúng. Nó không còn vận hành nữa vì hai mốc:

• 01/9/2008 — bản sửa đổi Điều 9sexies của Nghị định thư có hiệu lực, bãi bỏ điều khoản bảo lưu (safeguard clause). Trước đó, giữa hai nước cùng tham gia cả Thoả ước lẫn Nghị định thư thì Thoả ước được ưu tiên áp dụng. Từ mốc này trở đi, quan hệ giữa các bên cùng tham gia hai văn kiện do Nghị định thư điều chỉnh.
• 31/10/2015 — Algeria, thành viên cuối cùng chỉ tham gia Thoả ước mà chưa tham gia Nghị định thư, chính thức gia nhập Nghị định thư. Từ thời điểm đó không còn nước nào nằm ngoài Nghị định thư nữa.

Ghép hai mốc lại: trên thực tế mọi đăng ký quốc tế ngày nay đều vận hành theo Nghị định thư, và Nghị định thư cho phép lấy đơn làm cơ sở. Trang chính thức của WIPO diễn đạt điều kiện đúng một câu: bạn phải "đã nộp đơn hoặc đã đăng ký nhãn hiệu tại cơ quan sở hữu trí tuệ của thành viên đó".

Đây là tin tốt về mặt tốc độ. Nhưng nó lập tức sinh ra một cái bẫy mà mục tiếp theo sẽ mổ: bạn được đi sớm, nghĩa là đồng hồ phụ thuộc 5 năm cũng bắt đầu chạy sớm — chạy từ trước khi bạn biết đơn ở Việt Nam có được cấp hay không. Được đi sớm không miễn phí; cái giá là bạn phải chắc về đơn gốc hơn bình thường rất nhiều.

Chi phí đăng ký nhãn hiệu quốc tế hết bao nhiêu tiền?

Phí trả cho WIPO gồm ba khối: phí cơ bản 653 franc Thuỵ Sĩ cho nhãn đen trắng (903 franc nếu nhãn có màu), cộng 100 franc cho mỗi nước chỉ định, cộng 100 franc cho mỗi nhóm hàng hoá từ nhóm thứ tư trở đi. Nhưng nhiều nước lớn không lấy mức 100 franc đó — họ áp phí riêng (individual fee) cao hơn nhiều, và đó là chỗ ngân sách của bạn vỡ.

Bảng dưới là phí riêng của những nước mà local brand Việt hay chỉ định nhất, tính bằng franc Thuỵ Sĩ, lấy từ biểu phí riêng trên trang WIPO ở thời điểm viết bài. Biểu này thay đổi theo tỷ giá và theo quyết định của từng nước, nên hãy coi nó là bản đồ chứ không phải hoá đơn.

Ráp lại thành một phép tính thật. Một local brand có nhãn hiệu chữ đen trắng, đăng ký duy nhất nhóm 25 (quần áo, giày dép, mũ), muốn phủ hai thị trường đang có khách là Mỹ và Liên minh châu Âu:

• Phí cơ bản (đen trắng): 653
• Phí riêng Hoa Kỳ, 1 nhóm: 460
• Phí riêng Liên minh châu Âu, 1 nhóm: 789
• Phí bổ sung theo nhóm: 0 (vì chỉ 1 nhóm, mức bổ sung chỉ tính từ nhóm thứ tư)
• Tổng trả WIPO: 1.902 franc Thuỵ Sĩ.

Con số đó chưa phải tất cả. Chưa gồm phí nộp đơn quốc tế thu tại Cục Sở hữu trí tuệ theo biểu phí sở hữu công nghiệp hiện hành, chưa gồm thù lao tổ chức đại diện SHCN nếu bạn thuê, và quan trọng nhất là chưa gồm khoản phải chi khi có một nước ra thông báo từ chối tạm thời — lúc đó bạn thường phải thuê luật sư ở chính nước đó để trả lời, và khoản này không có trần.

Quần áo đăng ký nhóm nào, và vì sao chọn nhóm là chỗ tốn tiền nhất?

Quần áo, giày dép và mũ nằm ở nhóm 25 theo Bảng phân loại Nice. Nhưng một local brand hiện đại hiếm khi chỉ bán đúng nhóm 25, và mỗi nhóm cộng thêm là một lần nhân tiền — nặng nhất ở Mỹ, nơi mỗi nhóm là 460 franc phẳng không giảm.

Bảng dưới xếp theo cách một local brand thật sự lớn lên, chứ không theo thứ tự số nhóm:

Đây là chỗ tư duy "đăng ký cho chắc" phản tác dụng nặng nhất. Thêm nhóm 35 và nhóm 18 cho một đơn có chỉ định Mỹ là cộng thêm 920 franc chỉ riêng ở Mỹ, chưa kể phần EU. Với một brand đang bán vài trăm áo mỗi tháng, số tiền đó bằng cả một lô sản xuất — và như phần dưới sẽ chỉ ra, ở Mỹ bạn còn phải chứng minh mình thật sự dùng nhãn cho từng nhóm, nếu không thì nhóm đó bị xoá. Bạn đang trả tiền để mua một nghĩa vụ.

Nguyên tắc thực dụng: đăng ký nhóm bạn đang bán, cộng tối đa một nhóm bạn chắc chắn sẽ bán trong mười hai tháng tới. Phần còn lại để dành cho một đơn quốc tế khác sau này — điều đó hoàn toàn làm được, và mục về chỉ định bổ sung sẽ nói cách.

Nộp xong bao lâu thì biết được bảo hộ hay không?

Mỗi nước bạn chỉ định phải ra quyết định trong 12 tháng, hoặc 18 tháng nếu nước đó đã tuyên bố áp dụng thời hạn dài hơn, tính từ ngày Văn phòng quốc tế thông báo cho họ. Đó là Điều 5(2) của Nghị định thư. Nước đã chọn mức 18 tháng còn được kéo dài thêm trong trường hợp có đơn phản đối nộp sau thời hạn đó.

Cách hiểu đúng của quy định này ngược với trực giác. Nhiều người nghĩ "im lặng nghĩa là ổn". Thực ra là ngược lại: im lặng chỉ có nghĩa gì khi nó kéo hết thời hạn. Trong 12 hoặc 18 tháng đó, bất kỳ lúc nào một thông báo từ chối tạm thời cũng có thể tới. Và mỗi thông báo như vậy đi kèm một hạn trả lời tính theo luật của nước đó, không phải theo Nghị định thư.

Hệ quả vận hành, và đây là chỗ local brand mất thị trường nhiều hơn cả chuyện trùng nhãn: bạn phải có một địa chỉ nhận thông báo còn sống trong suốt hai năm. Thông báo từ chối tạm thời đi qua WIPO rồi về địa chỉ ghi trong hồ sơ. Nếu địa chỉ đó là email của người phụ trách đã nghỉ việc, hoặc là địa chỉ nhà thuê đã trả, bạn sẽ không biết gì cho tới khi hết hạn trả lời. Hết hạn trả lời là mất nước đó — không phải vì bạn sai, mà vì bạn không có mặt.

Ba việc làm trong một buổi, làm ngay lúc nộp chứ không phải lúc có chuyện:

1. Dùng một email tên miền công ty, không dùng email cá nhân, và cho ít nhất hai người trong brand truy cập được hộp thư đó.
2. Ghi vào lịch sáu mốc trong bảng ở mục cuối bài, ngay ngày nhận số đăng ký quốc tế, không đợi tới lúc nhớ ra.
3. Thống nhất trước với đại diện SHCN ai là người theo dõi thông báo từ WIPO, và họ báo bạn bằng kênh nào. Nhiều brand mặc định "đại diện lo hết" trong khi hợp đồng dịch vụ chỉ tới bước nộp đơn.

Vì sao 5 năm đầu là giai đoạn nguy hiểm nhất của đăng ký quốc tế?

Vì trong năm năm đầu, đăng ký quốc tế phụ thuộc hoàn toàn vào đơn hoặc văn bằng gốc ở Việt Nam. Điều 6(2) Nghị định thư nói đăng ký quốc tế chỉ trở nên độc lập sau khi hết năm năm kể từ ngày đăng ký quốc tế. Điều 6(3) nói rõ hậu quả: nếu trước khi hết năm năm đó, đơn cơ sở hoặc văn bằng cơ sở bị rút, hết hiệu lực, bị từ bỏ, hoặc là đối tượng của một quyết định cuối cùng về từ chối, huỷ bỏ, đình chỉ hay vô hiệu — đối với toàn bộ hoặc một phần hàng hoá dịch vụ — thì phần bảo hộ tương ứng của đăng ký quốc tế không còn được viện dẫn nữa.

Trong giới nhãn hiệu, việc lợi dụng cơ chế này gọi là đánh vào trung tâm (central attack): thay vì phải đi kiện bạn ở tám nước, đối thủ chỉ cần đánh đổ cái đơn gốc ở Việt Nam, và cả tám nước đổ theo trong một nhát. Cơ quan xuất xứ có nghĩa vụ thông báo sự kiện đó cho Văn phòng quốc tế theo Điều 6(4) — nghĩa là dây chuyền này tự động, không ai phải nhắc.

Ghép với mục "không cần chờ bằng" ở trên, ra một nghịch lý mà bạn phải quyết định có ý thức, không phải quyết định bằng cách bỏ qua:

Nộp quốc tế sớm trên đơn cơ sở còn đang chờ là đổi tốc độ lấy rủi ro. Bạn giành được ngày ưu tiên sớm ở nước ngoài, nhưng bạn khởi động đồng hồ năm năm trước khi biết cái tên của mình có sống nổi ở nhà hay không.

Vậy nên trước khi bấm nộp đơn quốc tế, ba việc dưới đây không phải là "nên làm" mà là điều kiện cần. Chúng đều nằm ở khâu trong nước, và đó chính là điều khiến mục này khó chịu: quyết định đắt nhất của hồ sơ quốc tế được đưa ra từ trước đó rất lâu.

1. Tra cứu khả năng đăng ký ở Việt Nam một cách nghiêm túc. Không phải gõ tên vào ô tìm kiếm rồi thấy không ra kết quả là yên tâm. Nhãn tương tự gây nhầm lẫn cũng đủ để bị từ chối, và "tương tự" là một đánh giá chuyên môn, không phải cảm giác.
2. Viết danh mục hàng hoá vừa đủ, đừng tham. Danh mục càng rộng càng dễ va vào nhãn có trước ở một dòng nào đó, và chỉ cần một dòng bị đánh đổ là phần tương ứng ở nước ngoài mất theo.
3. Chốt đúng chủ thể đứng tên ngay từ đơn cơ sở. Chuyển nhượng giữa chừng làm phát sinh thủ tục ở cả trong nước lẫn ở WIPO, và mỗi thủ tục là một cơ hội để hồ sơ lệch.

Nếu đơn gốc bị đánh đổ thì còn cửa nào không?

Còn một cửa, gọi là chuyển đổi (transformation) theo Điều 9quinquies, nhưng nó hẹp và đắt: bạn phải nộp đơn quốc gia ở từng nước trong vòng ba tháng kể từ ngày đăng ký quốc tế bị huỷ, và đơn quốc gia đó được giữ lại ngày của đăng ký quốc tế ban đầu. Giữ được ngày là phần giá trị thật — nó nghĩa là bạn vẫn đứng trước những người nộp sau bạn ở nước đó.

Nhưng hãy nhìn cửa thoát này bằng con mắt tiền bạc và thời gian, vì đó mới là cách nó thật sự hoạt động:

• Ba tháng là ba tháng. Không phải ba tháng để quyết định, mà ba tháng để hoàn tất nộp đơn ở từng nước. Bạn phải có sẵn tiền và sẵn luật sư bản địa ở thời điểm nhận tin xấu.
• Mỗi nước một thủ tục, một khoản phí quốc gia riêng. Toàn bộ lợi thế "một đơn một phí" của Madrid biến mất đúng lúc bạn cần nó nhất.
• Danh mục hàng hoá của đơn chuyển đổi không được vượt quá phần đã được bảo hộ quốc tế ở nước đó.

Nói cách khác, chuyển đổi là phao cứu sinh chứ không phải kế hoạch B. Một brand nhỏ chỉ định năm nước rồi bị đánh trung tâm sẽ thấy chi phí chuyển đổi cho cả năm nước vượt xa toàn bộ khoản đã trả cho WIPO. Trong thực tế, phần lớn brand nhỏ sẽ chọn cứu một hoặc hai thị trường thật sự có doanh thu và buông phần còn lại.

Điều đó dẫn tới một kết luận đáng ghi lại: giá trị lớn nhất của việc làm sạch đơn cơ sở không nằm ở đơn cơ sở, mà nằm ở chỗ nó khiến bạn không bao giờ phải dùng tới Điều 9quinquies.

Chỉ định Hoa Kỳ khác gì các nước khác?

Khác ở hai chỗ, và cả hai đều là chỗ brand Việt hay mất đăng ký: cách mô tả hàng hoá, và nghĩa vụ chứng minh sử dụng thật. Mỹ không xét nhãn hiệu như một thủ tục ghi sổ — Mỹ xét nó như một quyền gắn với việc bán hàng có thật trên đất Mỹ.

Bẫy thứ nhất: "quần áo" là mô tả không đủ rõ

Hồ sơ quốc tế của bạn có thể ghi danh mục rộng kiểu "quần áo" và WIPO chấp nhận. USPTO thì không. Theo quy tắc thẩm định của USPTO cho đơn nộp trên cơ sở Điều 66(a) — tức đơn đến qua đường Madrid — mô tả hàng hoá phải xác định, và người nộp đơn phải hoặc xoá phần từ ngữ không chấp nhận được, hoặc sửa thành từ ngữ cụ thể hơn. Cách sửa quen thuộc là chèn chữ "namely" rồi liệt kê: clothing, namely, t-shirts, hoodies, jackets.

Đây mới là phần khiến nó thành bẫy, và nó ràng ngược về tận cái đơn bạn nộp ở Việt Nam hai năm trước: bản sửa ở Mỹ chỉ được thu hẹp trong phạm vi danh mục của đăng ký quốc tế, không được vượt ra ngoài. Nếu danh mục gốc chỉ có "quần áo", bạn được thu hẹp thành "quần áo, cụ thể là áo thun" — nhưng nếu danh mục gốc không hề có mũ, bạn không thể thêm mũ vào ở Mỹ, dù mũ vẫn thuộc nhóm 25 và dù bạn đang bán mũ thật.

Bẫy thứ hai: ở Mỹ, không dùng là mất

Ngay ở khâu nộp, chỉ định Mỹ đã bắt kèm bản khai MM18 — tuyên bố ý định sử dụng nhãn hiệu trong thương mại. Đó mới là lời hứa. Phần đòi nợ đến sau, và nó có ngày giờ cụ thể.

Với đăng ký Mỹ đến qua đường Madrid, bạn phải nộp tuyên bố sử dụng theo Điều 71 kèm mẫu vật chứng minh và phí, trong khoảng từ mốc năm năm đến mốc sáu năm tính từ ngày USPTO cấp giấy chứng nhận mở rộng bảo hộ. Có sáu tháng ân hạn kèm phí phạt. Quá hạn ân hạn thì đăng ký bị huỷ. Sau đó lại phải nộp tiếp ở khoảng năm thứ chín đến năm thứ mười, rồi cứ mỗi mười năm một lần.

Quan trọng hơn cả hạn chót: tuyên bố đó phải trung thực theo từng dòng hàng hoá. Bạn có nghĩa vụ giữ cho đăng ký chỉ liệt kê những hàng hoá mà bạn thật sự có bằng chứng sử dụng trên thị trường Mỹ, hoặc phải khai lý do không sử dụng được chấp nhận. Nghĩa là nếu bạn đã hào phóng đăng ký cả giày và mũ mà thực tế chỉ bán áo thun, tới mốc đó bạn sẽ phải tự cắt hai dòng kia.

Ghép hai bẫy lại thành một câu duy nhất đáng dán lên tường trước khi lập ngân sách:

Ở Mỹ, đăng ký nhãn hiệu để "giữ chỗ" cho một thị trường bạn chưa bán không phải là mua bảo hiểm. Đó là mua một cái đồng hồ đếm ngược mà bạn phải trả tiền để nó chạy.

Nếu bạn đang thật sự chuẩn bị lô hàng đi Mỹ, phần nhãn mác và giấy tờ đi kèm nằm ở bài về bán ra nước ngoài và ship đi Mỹ, còn phần nhận tiền an toàn nằm ở bài về thanh toán đơn sỉ quốc tế. Ba bài đó là ba lớp khác nhau của cùng một quyết định: nhãn hiệu bảo vệ cái tên, nhãn mác hợp lệ giúp hàng qua cửa, chứng từ đúng giúp tiền về.

Chỉ định Liên minh châu Âu: được ăn cả, ngã về không

Nhãn hiệu Liên minh châu Âu có tính thống nhất: một quyền duy nhất có hiệu lực trên toàn bộ 27 nước thành viên. Mặt trái là một quyền có trước ở chỉ một nước thành viên cũng đủ đánh đổ toàn bộ. Không có chuyện "được ở 25 nước, hỏng ở 2 nước" — hoặc cả khối, hoặc không.

Cửa thoát của EU tên là chuyển đổi thành đơn quốc gia (conversion): khi đơn nhãn hiệu EU bị từ chối, hoặc nhãn hiệu EU bị tuyên vô hiệu hay bị huỷ bỏ hiệu lực, bạn được chuyển nó thành đơn quốc gia ở những nước thành viên mà căn cứ từ chối đó không áp dụng, và đơn quốc gia giữ lại ngày nộp đơn của đơn EU. Nếu bạn bị đánh bại bởi một nhãn có trước ở Tây Ban Nha thì bạn không chuyển đổi được ở Tây Ban Nha, nhưng 26 nước còn lại vẫn còn cửa.

Với một local brand Việt, điều này biến thành một phép chọn rất cụ thể, và nó phụ thuộc vào số nhóm chứ không phụ thuộc vào số nước:

Và nhớ một chi tiết dễ trượt: từ sau Brexit, Anh không còn nằm trong chỉ định EU. Muốn có Anh thì phải chỉ định riêng, thêm 240 franc cho nhóm đầu.

Nên chỉ định bao nhiêu nước ngay từ đầu?

Chỉ định những nước bạn đang bán, cộng những nước bạn chắc chắn bán trong mười hai tháng tới — không hơn. Vì hệ thống Madrid cho phép chỉ định bổ sung (subsequent designation) bất cứ lúc nào sau này, thêm nước vào chính đăng ký quốc tế đang có, giữ nguyên một hồ sơ và một ngày gia hạn. Bạn không phải chọn hết trong một lần, nên việc "đăng ký hết cho chắc" không mua thêm sự an toàn nào ngoài việc mua sớm hơn.

Điều duy nhất bạn không mua lại được là ngày ưu tiên ở nước bạn bỏ qua. Nếu trong thời gian chờ có người nộp trước bạn ở nước đó, bạn mất cửa. Nên phép chọn thực chất là đánh giá xem ở nước nào rủi ro có người nộp trước là thật.

Năm câu hỏi, trả lời "có" từ ba câu trở lên thì nước đó nên có mặt trong đợt đầu:

1. Bạn đã có doanh thu định kỳ ở nước đó chưa? Không phải một đơn lẻ qua sàn, mà là đơn đều hoặc một nhà phân phối.
2. Bạn có nhà phân phối, đại lý hay người gom hàng đứng ra bán dưới tên brand của bạn ở đó không? Đây là nhóm rủi ro cao nhất — người bán hộ bạn cũng là người dễ đứng tên nhãn hiệu nhất.
3. Bạn có mở gian hàng chính hãng trên sàn ở nước đó không? Các chương trình bảo vệ thương hiệu của sàn đều đòi số đơn hoặc số văn bằng nhãn hiệu để duyệt; không có nó thì bạn không có công cụ gỡ hàng nhái. Đọc thêm bài về lên gian hàng Mall và bài về xử lý khi bị làm nhái.
4. Tên brand của bạn có dễ bị người khác nghĩ ra không? Một cái tên ghép từ hai từ tiếng Anh phổ thông rủi ro trùng cao hơn nhiều so với một từ tự chế.
5. Nước đó có nằm trong kế hoạch mười hai tháng tới với một mốc cụ thể không? "Sang năm tính bán châu Âu" không phải mốc cụ thể. "Tháng 3 giao lô đầu cho shop ở Berlin" thì là.

Nhìn kỹ danh sách sẽ thấy câu số 2 là câu quan trọng nhất nhưng ít ai xếp nó lên đầu. Ở phần lớn các nước, quyền nhãn hiệu thuộc về người nộp đơn trước, không phải người dùng trước. Người hiểu rõ giá trị cái tên của bạn nhất, biết doanh số của bạn ở thị trường đó, và có sẵn lý do thương mại để chiếm nó — chính là đối tác đang bán hàng cho bạn. Đây không phải nghi ngờ ai, đây là lý do người ta viết điều khoản nhãn hiệu vào hợp đồng phân phối. Nếu bạn đang chuẩn bị ký với một bên như vậy, xem thêm bài về nhượng quyền và đại lý.

Sáu mốc thời gian phải ghi vào lịch ngay khi có số đăng ký quốc tế

Hệ thống Madrid không nhắc bạn. Nó chỉ chạy. Bảng dưới là toàn bộ đồng hồ đang chạy song song trên một đăng ký quốc tế của một brand có chỉ định Mỹ — ghi hết vào lịch trong đúng ngày nhận số đăng ký, vì không mốc nào trong số này có người gọi điện nhắc bạn.

Điểm đáng nhớ nhất trong bảng: hai mốc "5 năm" hoàn toàn khác nhau và rất dễ nhầm. Mốc 5 năm của Nghị định thư là ngày bạn hết lo về đơn gốc. Mốc 5 năm của Mỹ là ngày bạn bắt đầu phải nộp giấy chứng minh mình đang bán thật. Một cái là được thả, một cái là bị gọi tên — và chúng rơi vào khoảng thời gian gần nhau.

Xưởng may giúp được gì trong hồ sơ nhãn hiệu quốc tế?

Xưởng không đứng tên, không tra cứu, không tư vấn pháp lý. Nhưng xưởng là nơi giữ đúng loại bằng chứng mà hồ sơ nhãn hiệu cần — và phần lớn brand chỉ nhận ra điều đó khi đã cần gấp. Bảng dưới chia rõ ranh giới để bạn biết hỏi ai việc gì.

Năm dấu hiệu cho thấy bạn chưa nên đi Madrid

Đăng ký quốc tế là một khoản đầu tư có nghĩa vụ đi kèm, không phải một tấm huy chương treo lên trang giới thiệu. Nếu bạn dính từ hai dấu hiệu dưới đây trở lên, tiền đó đang nằm sai chỗ trong chuỗi ưu tiên của brand.

1. Đơn nhãn hiệu ở Việt Nam chưa nộp, hoặc vừa nộp mà chưa ai tra cứu nghiêm túc. Bạn đang đặt cả rổ lên một cái đế mà bạn chưa biết có đứng được không.
2. Chưa có doanh thu định kỳ ở bất kỳ nước nào ngoài Việt Nam. Một hai đơn lẻ qua sàn không phải thị trường. Với Mỹ, nó còn tệ hơn: bạn sẽ đến mốc chứng minh sử dụng mà không có gì để chứng minh.
3. Cái tên vẫn còn đang cân nhắc đổi. Đăng ký một cái tên bạn chưa chắc là cách nhanh nhất để trả tiền hai lần.
4. Chưa ai trong brand nhận trách nhiệm theo dõi thông báo. Không có người trực hộp thư trong hai năm thì tiền phí chỉ mua được rủi ro.
5. Giá vốn chưa gánh nổi khoản này mà không phải cắt vào tiền hàng. Nếu đăng ký quốc tế làm bạn phải giảm số lượng lô sản xuất tới mức mất nấc giá tốt, hãy chạy lại con số bằng công cụ tính giá sàn trước khi quyết.

Đường rẻ hơn cho brand ở giai đoạn này thường là: làm sạch và làm chắc đơn ở Việt Nam trước, chuẩn hoá nhãn mác và bao bì để không phải sửa hai lần, thu thập bằng chứng sử dụng có ngày tháng ngay từ lô đầu, và chỉ định đúng một nước có doanh thu thật khi có. Bốn việc đó rẻ hơn một đơn tám nước rất nhiều, và chúng là thứ làm cho đơn tám nước sau này có giá trị.

Checklist 12 mục trước khi bấm nộp đơn quốc tế

Đọc từ trên xuống. Mục nào chưa tick được thì chưa nộp — không phải vì cẩn thận, mà vì mỗi mục ở đây tương ứng với một cách mất tiền có thật ở trên.

1. Đơn hoặc văn bằng cơ sở ở Việt Nam đã có, và mẫu nhãn trong đơn quốc tế trùng khớp với mẫu nhãn trong đơn cơ sở.
2. Tên và địa chỉ chủ đơn quốc tế khớp từng chữ với chủ đơn cơ sở. Nếu định chuyển sang pháp nhân thì làm xong việc đó trước.
3. Đã tra cứu khả năng đăng ký ở Việt Nam một cách chuyên môn, không phải chỉ gõ tên vào ô tìm kiếm.
4. Danh mục hàng hoá đã viết đủ cụ thể để USPTO chấp nhận thu hẹp, và đủ bao trùm những món bạn sắp bán — vì bạn không thêm được về sau.
5. Đã chốt nhóm theo nguyên tắc "đang bán, cộng tối đa một nhóm trong mười hai tháng tới".
6. Đã quyết nhãn đen trắng hay nhãn màu, và quyết dựa trên tư vấn pháp lý chứ không dựa trên chênh lệch 250 franc.
7. Đã chạy công cụ ước tính phí của WIPO cho đúng tổ hợp nước và nhóm của mình, không dùng con số nghe được từ người khác.
8. Đã lập danh sách nước chỉ định theo năm câu hỏi ở trên, và đã hỏi thẳng câu về nhà phân phối.
9. Nếu có chỉ định Hoa Kỳ: đã chuẩn bị bản khai MM18 và đã hiểu mốc tuyên bố sử dụng năm thứ 5–6.
10. Email nhận thông báo là email tên miền công ty và có ít nhất hai người truy cập được.
11. Sáu mốc thời gian đã nằm trong lịch, kèm người chịu trách nhiệm cho từng mốc.
12. Đã thống nhất bằng văn bản với đại diện SHCN: phạm vi dịch vụ dừng ở đâu, ai theo dõi thông báo, và chi phí trả lời từ chối tạm thời tính thế nào.

Trước khi mua cái tên ở nước ngoài, đảm bảo cái áo xứng đáng với nó

Bảo hộ nhãn hiệu là hàng rào quanh một tài sản — và hàng rào chỉ đáng tiền khi bên trong có thứ đáng giữ. Một brand có form áo ổn định qua từng lô, hình in không bong sau vài chục lần giặt, size không nhảy giữa hai đợt sản xuất — đó mới là thứ khiến người ta nhớ cái tên và khiến kẻ khác muốn nhái. Ngược lại, một cái tên được bảo hộ ở tám nước gắn lên một sản phẩm không giữ được chất lượng thì chỉ giúp khách nhớ chính xác hơn nơi họ đã thất vọng.

Nên nếu ngân sách đang phải chọn, thứ tự thực dụng là: chốt chất lượng và giá vốn trước, đăng ký trong nước, rồi mới đi quốc tế theo đúng thị trường có doanh thu. Phần giá vốn có thể tự chạy bằng công cụ tính giá sàn; phần chọn xưởng và mức số lượng tối thiểu nằm ở bài về chọn xưởng may và bài về MOQ.