Khách nước ngoài đặt lô áo: nhận tiền thế nào cho an toàn?

Với đơn sỉ đầu tiên từ một khách nước ngoài, mặc định an toàn là T/T chia hai mốc: đặt cọc 30–50% khi chốt đơn, phần còn lại trả trước khi hàng rời kho, và tiền phải vào tài khoản đứng tên công ty chứ không phải ví hay tài khoản cá nhân. L/C chỉ đáng dùng khi lô đủ lớn để gánh phí ngân hàng và bạn làm được bộ chứng từ sạch — vì ngân hàng trả tiền theo giấy tờ, không theo hàng. Còn PayPal hay thẻ tuy nhanh nhất nhưng để lại một cửa sổ tranh chấp 180 ngày và có thể làm hỏng luôn bộ hồ sơ thuế suất 0% của bạn.

Cái email đó thường đến vào một buổi tối. Tiếng Anh, ngắn, lịch sự. Một shop ở Úc, một chuỗi concept store ở Seoul, hoặc một agency mua hàng cho nhãn nào đó ở châu Âu. Họ thấy áo của bạn trên Instagram. Họ hỏi giá 500 chiếc, rồi 2.000 chiếc cho mùa sau.

Bạn đọc lại ba lần. Bạn tính nhẩm. Đây là con số lớn hơn cả quý vừa rồi cộng lại — lớn hơn tất cả những gì bạn từng bán sỉ trong nước.

Rồi tới dòng cuối: "What are your payment terms?"

Và bạn khựng lại. Vì từ trước tới giờ bạn bán lẻ, khách chuyển khoản xong mới đóng gói, hết chuyện. Bạn chưa từng phải trả lời câu hỏi: ở đơn này, đến lúc nào thì tiền mới thật sự là của tôi?

Đó mới là câu hỏi đúng. Không phải "nhận tiền bằng gì" — mà "khi nào khoản tiền này hết khả năng bị rút lại". Nếu đây là đơn hàng lớn đầu tiên của bạn, phần khó không nằm ở khâu may. Bài này viết cho đúng đêm đó: bốn con đường tiền về, mốc an toàn của từng con đường, hai cái bẫy chỉ có ở Việt Nam mà không blog quốc tế nào nhắc bạn, và một danh sách phải soi trước khi gõ chữ confirmed.

Khi nào tiền mới thật sự là của bạn?

Mỗi đơn hàng quốc tế thực ra có ba cái đồng hồ chạy song song, và hầu hết brand mới chỉ nhìn một cái.

Đồng hồ thứ nhất là đồng hồ sản xuất: từ lúc chốt mẫu tới lúc hàng đóng thùng. Cái này ai cũng nhìn, vì nó nằm trong lịch giao hàng.

Đồng hồ thứ hai là đồng hồ tiền: từ lúc khách bấm chuyển tới lúc tiền nằm trong tài khoản công ty bạn. Vài giờ với ví điện tử, một tới ba ngày làm việc với chuyển khoản quốc tế thông thường.

Đồng hồ thứ ba là cái không ai dạy bạn: đồng hồ tranh chấp. Là khoảng thời gian mà khoản tiền đã nằm trong tài khoản bạn vẫn còn có thể bị lấy lại. Với chuyển khoản ngân hàng, đồng hồ này gần như bằng không. Với ví điện tử và thẻ, nó dài tới sáu tháng.

Nhìn theo ba đồng hồ đó, bảng dưới mới là bảng cần dán lên tường:

Đọc bảng này rồi thì một chuyện tưởng nghịch lý trở nên hiển nhiên: phương thức nhanh nhất lại là phương thức tiền ở lại lâu nhất trong vùng nguy hiểm. Bạn nhận PayPal trong ba giây, rồi sống với nó trong sáu tháng.

Câu hỏi không phải "khách trả bằng gì", mà "đến ngày nào tôi được phép coi khoản này là doanh thu chắc chắn".

Vì sao hàng may mặc phải thu tiền sớm hơn hàng khác

Có một lý do rất cụ thể khiến điều khoản thanh toán trong ngành may không giống ngành khác, và nó nằm ở điểm không thể quay đầu.

Với một lô hàng phổ thông, nếu khách bỏ cọc, bạn còn bán lại được cho người khác. Với một lô hàng may theo rập riêng và in logo riêng của khách, khi vải đã cắt thì lô đó gần như không còn giá trị với bất kỳ ai ngoài chính khách đó. Bạn không thể "gỡ logo ra bán lại".

Nên nguyên tắc đặt cọc đúng không phải là một con số cho đẹp hợp đồng, mà là: tiền đã thu tại mỗi mốc phải phủ được phần chi phí đã chìm tính tới mốc đó.

Từ bảng đó suy ra một quy tắc gọn: với hàng trơn theo mẫu có sẵn, cọc 30% là đủ. Với hàng in hoặc thêu nhận diện riêng, cọc nên ở khoảng 50% — vì điểm không quay đầu tới sớm hơn nhiều.

Đây cũng chính là logic mà một xưởng tử tế dùng khi yêu cầu bạn đặt cọc. Khi bạn đứng ở vai người bán sỉ cho khách nước ngoài, bạn đang ở đúng phía bàn mà xưởng vẫn ngồi.

T/T — mặc định nên dùng, và cách chia mốc cho đúng

T/T là telegraphic transfer, chuyển tiền bằng điện qua hệ thống ngân hàng. Nói cho dễ hiểu: nó chính là chuyển khoản quốc tế. Điều khiến nó thành một "phương thức thanh toán" trong ngoại thương là cách người ta chia nó thành nhiều mốc.

Ba cách chia hay gặp nhất:

• 30/70 trước khi giao — 30% khi ký xác nhận đơn, 70% sau khi bạn gửi ảnh hàng đã đóng thùng và trước khi hàng rời kho. Đây là cấu trúc an toàn nhất cho người bán, và là cái nên chào ở đơn đầu tiên, ngay trong hồ sơ chào hàng sỉ của bạn.
• 30/70 với bản chụp vận đơn — 30% khi ký, 70% sau khi bạn gửi bản chụp vận đơn nhưng trước khi gửi bản gốc. Khách yên tâm hơn vì thấy hàng đã lên đường; bạn vẫn giữ được quyền kiểm soát chừng nào bản gốc chưa tới tay họ. Chỉ dùng khi đi đường biển có vận đơn gốc, không áp dụng cho chuyển phát nhanh.
• 50/50 cho hàng in logo riêng — 50% khi ký, 50% trước khi xuất hàng. Đây là cấu trúc hợp lý cho merch và hàng nhận diện riêng.

Cái bẫy nằm ở chữ "sau khi giao hàng". Nếu điều khoản viết là 70% trả sau khi khách nhận được hàng, thì bạn vừa biến đơn hàng thành một khoản cho vay không lãi, không thế chấp, xuyên biên giới, với một người bạn chưa từng gặp mặt.

Ai trả phí ngân hàng? Ba chữ OUR, SHA, BEN

Đây là chi tiết nhỏ gây ra nhiều cuộc cãi nhau nhất trong tháng đầu tiên làm hàng xuất.

Trên lệnh chuyển tiền quốc tế có một ô quy định ai gánh phí, với ba giá trị quen thuộc:

Vấn đề không dừng ở vài chục đô. Khi số tiền về không khớp số trên hợp đồng và hoá đơn, chứng từ thanh toán của bạn lệch với bộ hồ sơ, và kế toán sẽ phải giải trình khoản chênh đó đúng lúc bạn cần bộ hồ sơ sạch nhất.

Cách xử lý: viết thẳng vào điều khoản thanh toán rằng mọi phí ngân hàng ngoài lãnh thổ Việt Nam do người mua chịu, và số tiền ghi Có tại ngân hàng người bán phải đúng bằng số trên hoá đơn. Nếu khách không chịu, thì cộng phần phí ước tính vào giá — đừng để nó thành khoản thiếu hụt không ai chịu trách nhiệm.

L/C — ngân hàng trả tiền theo giấy tờ, không theo hàng

Thư tín dụng là công cụ được nhắc nhiều nhất và bị hiểu sai nhiều nhất.

Hiểu đúng thì rất gọn: ngân hàng phát hành cam kết trả tiền cho bạn nếu bộ chứng từ bạn xuất trình phù hợp với điều kiện ghi trong thư tín dụng. Bộ quy tắc quốc tế đang được dùng là UCP 600 của Phòng Thương mại Quốc tế, gồm 39 điều, và nó chỉ áp dụng khi thư tín dụng dẫn chiếu tới nó.

Chữ quan trọng nhất trong câu trên là chứng từ. Ngân hàng không mở thùng ra xem áo. Ngân hàng đọc giấy. Hệ quả thực tế:

• Hàng đúng, giấy sai → ngân hàng có quyền từ chối, tiền chưa về.
• Hàng có vấn đề, giấy đúng → ngân hàng vẫn trả, và tranh chấp chất lượng là chuyện riêng giữa bạn và khách.

Những chỗ bộ chứng từ hay lệch nhất, gần như luôn là mấy chỗ này:

• Mô tả hàng trên hoá đơn không giống từng chữ mô tả trong thư tín dụng.
• Giao muộn hơn ngày giao hàng muộn nhất ghi trong thư.
• Xuất trình chứng từ trễ hơn thời hạn xuất trình.
• Số lượng, đơn giá hoặc tổng tiền lệch so với thư.
• Tên và địa chỉ các bên viết không thống nhất giữa các chứng từ.
• Thiếu một chứng từ mà thư yêu cầu, hoặc thiếu một bản sao.
• Vận đơn ghi sai cảng đi, cảng đến, hoặc thiếu ghi chú bắt buộc.
• Chữ ký, đóng dấu, hoặc bản gốc/bản sao không đúng yêu cầu.

Nói thẳng cho brand mới: với một lô vài trăm áo, L/C thường không đáng. Phí mở, phí thông báo, phí kiểm chứng từ, phí sửa thư khi có sai sót, cộng với công người làm chứng từ — nhiều khi ăn hết phần lợi nhuận mỏng của lô đầu — hãy soi lại giá sàn trước khi gật. L/C bắt đầu có lý khi giá trị lô đủ lớn, khách ở thị trường mà bạn không kiểm tra được uy tín, và bạn đã có một bên giao nhận quen làm bộ chứng từ.

Escrow và sàn B2B: tiền có người giữ, nhưng luật chơi là của sàn

Mô hình escrow rất dễ hiểu: khách nộp tiền cho bên thứ ba giữ, bên thứ ba giải ngân cho bạn khi các mốc thoả thuận được xác nhận. Trên các sàn B2B quốc tế, đây thường là chương trình bảo đảm giao dịch gắn liền với sàn.

Ba điều phải nhớ trước khi coi đó là lưới an toàn:

• Mốc giải ngân do sàn định nghĩa, không do hợp đồng của bạn. Nếu điều khoản trong hợp đồng của bạn khác với mốc mặc định của sàn, cái có hiệu lực với dòng tiền là mốc của sàn.
• Ra khỏi sàn là mất bảo vệ. Khách nhắn "chuyển thẳng cho nhanh, khỏi mất phí sàn" — nghe hợp lý, và đó chính là lúc bạn tự bỏ tấm lưới.
• Vẫn có cửa sổ khiếu nại. Escrow không xoá bỏ tranh chấp, nó chỉ dời chỗ xử tranh chấp sang bên giữ tiền. Bằng chứng bạn nộp lúc đó là ảnh, video, biên bản nghiệm thu và chứng từ giao hàng — thứ phải được chuẩn bị từ lúc nghiệm thu lô, không phải lúc bị khiếu nại. Khách doanh nghiệp lớn còn đi xa hơn: họ chấm điểm nhà cung cấp trước khi đặt bút.

PayPal, thẻ và ví: nhanh nhất, cũng dễ mất nhất

Với đơn lẻ vài trăm nghìn đồng, nhận qua ví là chuyện bình thường. Với một lô sỉ, nó là rủi ro được nguỵ trang thành tiện lợi.

Con số cần nhớ: PayPal quy định người mua có thể mở tranh chấp trong vòng 180 ngày kể từ ngày thanh toán — cho cả trường hợp không nhận được hàng lẫn trường hợp hàng khác đáng kể so với mô tả.

Với quần áo, loại khiếu nại thứ hai mới là loại đáng sợ. Màu lệch một chút so với ảnh, tay cầm vải khác tưởng tượng, form rộng hơn kỳ vọng — tất cả đều có thể được gói vào câu "không giống mô tả". Đây cũng là lý do chốt màu bằng mẫu vật lý và giữ lại mẫu đối chứng của lô lại quan trọng đến thế: khi tranh chấp xảy ra, thứ bạn có trong tay chỉ là bằng chứng.

Chương trình bảo vệ người bán của PayPal có tồn tại, nhưng phạm vi và điều kiện khác nhau giữa các thị trường và gắn với những yêu cầu như chứng minh đã giao tới đúng địa chỉ ghi trên giao dịch. Trước khi nhận một khoản lớn qua kênh này, hãy đọc đúng trang chính sách bảo vệ người bán tại quốc gia đăng ký tài khoản của bạn — đừng đọc bài tóm tắt của bên thứ ba, kể cả bài này.

Hai cái bẫy chỉ có ở Việt Nam

Phần này không có trong bài hướng dẫn xuất khẩu nào bằng tiếng Anh, và nó là phần đắt nhất nếu làm sai.

Bẫy 1: bộ hồ sơ thuế suất 0%

Hàng hoá xuất khẩu thuộc diện áp dụng thuế suất giá trị gia tăng 0%. Nhưng "thuộc diện" và "được áp dụng" là hai chuyện khác nhau — phần điều kiện mới là phần quyết định.

Khung pháp lý hiện hành: Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, được quy định chi tiết tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP ban hành và có hiệu lực từ 01/7/2025, trong đó Điều 17 nêu các trường hợp áp dụng thuế suất 0% và Điều 18 quy định điều kiện áp dụng; hồ sơ và thủ tục được hướng dẫn thêm tại Thông tư 69/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Bộ chứng từ mà các bên tư vấn thuế thống nhất nêu ra cho hàng hoá xuất khẩu gồm ba thứ đi cùng nhau:

1. Hợp đồng bán hoặc gia công hàng hoá xuất khẩu (hoặc hợp đồng uỷ thác);
2. Tờ khai hải quan đã thông quan;
3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Bây giờ ghép nó với chuyện tiền. Nếu khách chuyển vào ví hoặc tài khoản cá nhân của bạn, chứng từ thanh toán đứng tên một cá nhân, trong khi hợp đồng và tờ khai đứng tên công ty. Ba mảnh giấy không khớp nhau, và bộ hồ sơ 0% hở đúng ở dòng đó.

Chuyện tương tự xảy ra khi tiền về qua một nền tảng trung gian mà giấy báo Có không thể hiện được rằng đây là tiền của người mua ghi trên hợp đồng trả cho lô hàng ghi trên tờ khai. Nguyên tắc thực hành đơn giản: tên người trả, tên người nhận, số tiền và nội dung chuyển tiền phải soi được về đúng một hợp đồng và một tờ khai.

Bẫy 2: đường về hợp lệ của ngoại tệ

Bẫy thứ hai nằm ở quy định ngoại hối. Theo Pháp lệnh Ngoại hối năm 2005, đã được sửa đổi bổ sung năm 2013, tổ chức là người cư trú có nguồn thu ngoại tệ từ xuất khẩu hàng hoá, dịch vụ phải chuyển vào tài khoản ngoại tệ mở tại tổ chức tín dụng được phép tại Việt Nam, phù hợp với thời hạn thanh toán ghi trong hợp đồng hoặc chứng từ thanh toán.

Nói cách khác: đường về của tiền không phải chuyện tuỳ tiện. Nhận ngoại tệ vào ví cá nhân rồi tự chuyển vào tài khoản công ty không tạo ra một chứng từ thanh toán hợp lệ cho lô hàng xuất khẩu — nó chỉ tạo ra một khoản chuyển tiền nội bộ mà kế toán không biết ghi vào đâu.

Ba việc phải làm trước đơn xuất khẩu đầu tiên, và đều làm được trong một buổi:

• Mở tài khoản ngoại tệ đứng tên công ty tại ngân hàng bạn đang giao dịch.
• Hỏi ngân hàng bộ thông tin người thụ hưởng đầy đủ để đưa vào hợp đồng: tên thụ hưởng đúng như đăng ký kinh doanh, số tài khoản, mã SWIFT, địa chỉ ngân hàng, và ngân hàng trung gian nếu có.
• Thống nhất trước với kế toán cách ghi nội dung chuyển tiền — thường là số hợp đồng và số hoá đơn — để giấy báo Có tự soi được về đúng lô hàng.

Ba việc nhỏ này quyết định bạn có bộ chứng từ sạch hay không, và bộ chứng từ sạch mới là thứ giữ được phần lợi nhuận của lô hàng.

Incoterms không nói khi nào trả tiền

Đây là hiểu nhầm phổ biến nhất khi brand Việt lần đầu bán sỉ ra nước ngoài: tưởng rằng bán theo điều kiện FOB nghĩa là được trả tiền khi hàng lên tàu.

Không phải. Incoterms trả lời ba câu hỏi khác: ai lo việc vận chuyển, chi phí chia tới điểm nào, và rủi ro với hàng hoá chuyển từ người bán sang người mua ở đâu. Thời điểm trả tiền là chuyện của điều khoản thanh toán, viết riêng.

Bộ Incoterms 2020 của Phòng Thương mại Quốc tế có 11 điều kiện, chia hai nhóm:

Hệ quả thực tế cho lô nhỏ: nếu bạn gửi 300 áo bằng chuyển phát nhanh, FOB là điều kiện sai — nó thuộc nhóm chỉ dùng cho đường biển. Với hàng đi air express, các điều kiện thường dùng nằm ở nhóm mọi phương thức, và câu hỏi thật cần chốt là ai đứng tên trả thuế và phí nhập khẩu ở đầu bên kia. Chọn DDP nghĩa là bạn gánh phần đó — và nếu bạn chưa từng thông quan ở nước nhập, đó là khoản chi phí bạn không ước lượng được.

Chi tiết về việc gửi hàng ra nước ngoài và hồ sơ hải quan cho lô xuất khẩu nằm ở hai bài riêng; ở đây chỉ cần nhớ một câu: Incoterms nói về hàng, điều khoản thanh toán nói về tiền, và hai thứ đó phải được viết tách nhau trong hợp đồng.

Khách đòi trả sau khi nhận hàng thì trả lời sao?

Câu này sẽ đến, thường ở đơn thứ hai hoặc thứ ba, và thường được gói rất lịch sự: "Our standard terms are net 30 after delivery."

Đừng từ chối thẳng. Hãy quy nó về đúng bản chất: bán trả sau là bạn đang cho khách vay tiền bằng chính lô hàng của mình. Đã là cho vay thì phải có ba thứ.

1. Lịch sử. Đã chạy trót lọt ít nhất vài lô trả trước với chính khách đó, giao đúng hạn, không tranh chấp.
2. Công cụ đỡ rủi ro. Bảo hiểm tín dụng xuất khẩu, bảo lãnh thanh toán của ngân hàng bên mua, hoặc chí ít là một phần trả trước đủ phủ giá vốn.
3. Giá đã tính chi phí vốn. Mỗi 30 ngày công nợ là 30 ngày tiền của bạn nằm trong kho người khác. Nếu bạn đang xoay vốn bằng vay, chi phí đó phải nằm trong giá — không phải trong hy vọng. Đây là chỗ dòng tiền của brand vỡ, chứ không phải chỗ lãi lỗ trên giấy.

Cách trả lời dễ chịu nhất là đưa hai lựa chọn thay vì một lời từ chối:

Câu đó làm được ba việc cùng lúc: không nói "không", cho khách quyền chọn, và dạy khách rằng công nợ có giá. Đây cũng là cách xưởng may xét công nợ cho chính bạn.

Sáu dấu hiệu đơn sỉ nước ngoài có mùi

Đơn thật thường hỏi rất kỹ trước khi nói tới số lượng: vải gì, định lượng bao nhiêu, bảng size quy đổi ra sao, số lượng tối thiểu mỗi mã là bao nhiêu. Đơn có mùi thì ngược lại — số lượng to ngay từ email đầu, và không mặc cả giá.

1. Số lượng rất lớn nhưng không hỏi kỹ thuật và không mặc cả giá. Người mua thật luôn xót tiền.
2. Ép ký gấp trong ngày, kèm lý do gấp gáp không kiểm chứng được.
3. Bắt buộc dùng đơn vị vận chuyển do họ chỉ định và yêu cầu bạn trả trước cước cho đơn vị đó.
4. Chuyển dư tiền rồi xin hoàn lại phần dư sang một tài khoản khác. Đây là bẫy kinh điển: khoản chuyển vào có thể bị đảo ngược, khoản bạn hoàn đi thì không.
5. Tên miền email lệch một ký tự so với công ty thật, hoặc dùng hộp thư miễn phí trong khi tự giới thiệu là chuỗi bán lẻ lớn.
6. Yêu cầu gửi mẫu miễn phí bằng tài khoản vận chuyển của họ tới một địa chỉ khác với địa chỉ công ty.

Hai quy tắc an toàn, áp dụng không ngoại lệ: không bao giờ hoàn tiền sang một tài khoản khác với tài khoản đã chuyển đến, và gọi xác minh qua số điện thoại lấy từ website chính thức của công ty đó, không lấy từ chữ ký trong email. Nếu email thay đổi số tài khoản giữa chừng — kể cả khi vẫn đúng chữ ký, đúng chuỗi thư — hãy coi như đó là một cuộc tấn công cho tới khi gọi điện xác nhận được.

Ba dòng phải khớp trên toàn bộ bộ chứng từ

Phần lớn rắc rối chứng từ không đến từ chuyện lớn, mà từ ba dòng nhỏ được gõ khác nhau ở ba nơi.

Với riêng dòng thứ ba: nếu lô giao lệch số lượng so với hợp đồng, phải xử lý bằng phụ lục hoặc hoá đơn điều chỉnh trước khi khách chuyển tiền, chứ không phải giải thích sau. Chứng từ thanh toán khớp hợp đồng là điều kiện, không phải hình thức.

Danh sách phải soi trước khi gõ "confirmed"

1. Đã tra được pháp nhân thật của khách: tên công ty, mã số đăng ký, website, số điện thoại lấy từ nguồn độc lập.
2. Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng có ghi rõ điều khoản thanh toán theo mốc, không dùng chữ chung chung như "sau khi giao hàng".
3. Mốc thanh toán cuối nằm trước khi hàng rời kho hoặc trước khi phát hành vận đơn gốc.
4. Tỷ lệ cọc phủ được chi phí đã chìm tại điểm không quay đầu — 30% cho hàng trơn, khoảng 50% cho hàng in hoặc thêu nhận diện riêng.
5. Ghi rõ ai chịu phí ngân hàng và số tiền ghi Có phải bằng số trên hoá đơn.
6. Tiền về tài khoản ngoại tệ đứng tên công ty, thông tin thụ hưởng lấy từ ngân hàng, có mã SWIFT.
7. Nội dung chuyển tiền có số hợp đồng và số hoá đơn.
8. Điều kiện Incoterms chọn đúng nhóm theo phương thức vận tải, và ghi rõ địa điểm kèm theo.
9. Chốt trước ai lo thuế và phí nhập khẩu ở đầu bên kia.
10. Có mẫu đối chứng của lô, ảnh và video đóng thùng, danh sách đóng thùng theo size và màu, biên bản nghiệm thu — lưu lại trước khi hàng đi.
11. Điều khoản dung sai và xử lý hàng lỗi viết sẵn: tỷ lệ chấp nhận, cách xử lý, thời hạn khiếu nại.
12. Nếu khách đề nghị L/C: đã hỏi được đó là loại nào, và đã có bên giao nhận biết làm bộ chứng từ.
13. Báo giá còn hiệu lực tại thời điểm khách xác nhận — tỷ giá và giá vải đều biết đi.

Mười hai dòng đó không làm đơn hàng lớn hơn. Chúng chỉ làm cho phần lợi nhuận bạn tưởng mình có, trở thành phần lợi nhuận bạn thật sự giữ được.

Phần xưởng làm được, và phần xưởng không làm thay bạn

Nói cho rõ ranh giới: xưởng may không nhận tiền hộ bạn, không đứng tên xuất khẩu thay bạn, và không phải nơi tư vấn thuế. Nhưng phần lớn lỗi chứng từ lại bắt nguồn từ khâu sản xuất — và đó là phần một xưởng làm được.

Những thứ nên yêu cầu ngay từ lúc chốt đơn, không phải lúc đóng thùng:

• Mô tả hàng thống nhất từng chữ giữa báo giá, hoá đơn và phiếu đóng gói — để ba dòng ở phần trên không lệch.
• Danh sách đóng thùng theo size và màu, kèm số thùng, để khớp phiếu đóng gói và tờ khai.
• Số cân và số khối thực tế của từng thùng, thứ quyết định cước vận chuyển và cũng phải khớp vận đơn.
• Chứng từ đầu vào của vải và mực in, dùng khi làm hồ sơ nguồn gốc hàng hoá.
• Nhãn mác và thẻ treo đúng chuẩn thị trường đến — ký hiệu giặt, thành phần vải, nước sản xuất.
• Biên bản nghiệm thu có số liệu lỗi, thứ bạn cần khi có tranh chấp chất lượng.

HYPO nhận từ khoảng 50 chiếc mỗi mã cho áo thun, áo khoác, quần short và quần dài; in DTG trên hai máy Brother GTX, in DTF trên hai máy, thêu trên bốn máy và khắc laser ngay tại xưởng; mẫu duyệt trong 3–5 ngày; ba trạm kiểm hàng giữ tỷ lệ lỗi dưới 2%. Kèm mỗi lô là chứng từ đầu vào và số liệu nghiệm thu — đúng phần nguyên liệu để bạn và kế toán ráp ra một bộ chứng từ khớp nhau.

Nếu khách nước ngoài đi xa hơn và hỏi tới đánh giá nhà máy BSCI hay SMETA, đó là một cuộc nói chuyện khác, có bài riêng. Còn phần tiền, phần thuế và phần hợp đồng ngoại thương thì vẫn là việc của bạn, ngân hàng của bạn và kế toán của bạn. Bài này chỉ giúp bạn biết mình đang đứng ở chỗ nào trên bàn đàm phán khi câu "What are your payment terms?" hiện lên lần tới.