Bộ hồ sơ chào hàng sỉ tối thiểu gồm bốn file: một line sheet — bảng đặt hàng có mã sản phẩm, màu, dải size, giá sỉ, giá lẻ đề xuất, số lượng tối thiểu, tình trạng hàng và thời gian giao; một bảng size đo thật kèm dung sai; một bộ ảnh nền trắng đúng màu; và một trang điều khoản. Line sheet không phải một cái lookbook đẹp hơn: lookbook làm người ta muốn, line sheet làm người ta đặt được. Và điều gần như không brand mới nào lường trước là bảy trong mười hai trường của line sheet không nằm trong tay bạn — chúng nằm trong đơn hàng bạn đã đặt với xưởng.
Cảnh này lặp lại đủ để nhận ra khuôn của nó. Một chủ shop nhắn cho bạn sau khi thấy bộ ảnh mới: "Shop mình lấy sỉ được không em, gửi bảng giá chị xem." Bạn mừng. Bạn gửi ngay một đường dẫn Drive có bốn mươi tấm ảnh chụp bằng máy tốt, thêm một tin nhắn: "Tee 185k sỉ nha chị, áo đẹp lắm ạ." Chị ấy trả lời "ok để chị xem", và không nhắn nữa.
Bạn nghĩ hàng chưa đủ đẹp, hoặc giá chưa đủ tốt. Thường thì không phải. Người đó vừa mở bốn mươi tấm ảnh và không tìm ra thứ họ cần: mã nào là mã nào, còn size gì, màu be kia có thật hay chỉ là ảnh chụp một chiếc mẫu, lấy hai mươi cái thì bao lâu có, tháng sau bán chạy thì đặt lại được không. Để nhập hàng của bạn, họ sẽ phải nhắn lại chín, mười câu. Trong lúc đó có ba nguồn khác đã gửi cho họ một file mở ra là đặt được ngay.
Người mua sỉ không từ chối hàng của bạn. Họ chỉ không đủ dữ liệu để nói có, và không đủ rảnh để đi hỏi.
Line sheet là gì, và vì sao nó không phải cái lookbook đẹp hơn
Line sheet là bảng đặt hàng của một bộ sưu tập. Mỗi dòng là một mã sản phẩm, đi kèm ảnh nền trắng, chất liệu và định lượng, các màu đang có, dải size, hai mức giá, số lượng tối thiểu, tình trạng hàng và thời gian giao. Người mua đọc xong tự cộng ra được một đơn hàng mà không cần gặp bạn.
Trong tài liệu hướng dẫn công khai của các nền tảng bán sỉ thời trang nước ngoài, ranh giới giữa hai loại tài liệu này được mô tả gần như giống nhau ở mọi nơi: lookbook là ảnh dàn dựng để gợi cảm xúc, line sheet là hình phẳng hoặc ảnh nền trắng cùng bảng số để đặt hàng. Nói gọn theo cách dễ nhớ nhất mà một hướng dẫn của nền tảng bán sỉ đã dùng: lookbook cho bạn cảm giác, line sheet cho bạn dữ kiện.
| Lookbook | Line sheet | Catalogue | |
|---|---|---|---|
| Mục đích | Làm người ta muốn | Làm người ta đặt được | Giới thiệu dải hàng |
| Hình ảnh | Người mẫu, bối cảnh, ánh sáng | Nền trắng, phẳng, đúng màu | Trộn cả hai |
| Có giá không | Không | Có, cả giá sỉ và giá lẻ đề xuất | Thường chỉ giá lẻ |
| Người đọc | Shop, báo chí, khách | Người quyết định nhập hàng | Khách lẻ |
| Gửi khi nào | Cùng lúc với line sheet | Ngay lần chào hàng đầu tiên | Khi mở kênh bán lẻ |
Đừng chọn một trong hai. Gửi cả hai, trong cùng một lần, và đặt tên file rõ ràng. Nhưng nếu chỉ được gửi một thứ, gửi line sheet — vì một người đã thích hàng của bạn vẫn cần bảng số để đặt, còn một người có bảng số thì vẫn nhập được cả khi ảnh chưa lung linh.
Bộ hồ sơ chào hàng sỉ tối thiểu: bốn file, và file thứ năm khi ký gửi
Trước khi bàn từng trường, hãy chốt cái khung. Mỗi file trả lời một loại câu hỏi khác nhau, và thiếu file nào thì câu hỏi loại đó sẽ quay về dưới dạng tin nhắn.
| File | Trả lời câu hỏi nào của người mua | Dạng nên gửi |
|---|---|---|
| 1. Line sheet | Có gì, giá bao nhiêu, lấy tối thiểu bao nhiêu, bao giờ có hàng | PDF một trang mỗi mã, hoặc bảng tính chia sẻ |
| 2. Bảng size đo thật | Khách của tôi mặc size nào, tôi trả lời họ ra sao | PDF, số đo áo nằm phẳng, có dung sai |
| 3. Bộ ảnh nền trắng | Tôi đăng bán bằng ảnh nào | Thư mục ảnh đặt tên theo mã sản phẩm |
| 4. Trang điều khoản | Trả tiền thế nào, hàng lỗi thì sao, có hoá đơn không | Một trang PDF, không phải một đoạn chat |
| 5. Biên bản giao hàng ký gửi (chỉ khi ký gửi) | Ai đang giữ hàng, ai chịu rủi ro, đối soát khi nào | Mẫu in sẵn, hai bên ký khi giao |
Phần chính sách và cách tính giá sỉ không thuộc bài này — nó nằm ở bài bán sỉ và ký gửi cho local brand, gồm cả ba mô hình bán sỉ và tám điều khoản nên viết ra giấy. Bài này chỉ nói về bộ file bạn gửi đi: trong đó có gì, mỗi con số lấy ở đâu ra, và vì sao brand mới hay tắc ở đúng chỗ nào.
Mười hai trường của một dòng line sheet — và bảy trường không nằm trong tay bạn
Đây là phần mà mọi bài hướng dẫn line sheet trên mạng đều dừng lại: liệt kê các trường rồi bảo bạn điền vào. Nhưng brand mới không tắc vì thiếu mẫu bảng. Họ tắc vì không có dữ liệu để điền, và không có là bởi những dữ liệu đó chưa từng được hỏi khi đặt hàng ở xưởng.
| # | Trường | Ghi gì | Con số này đến từ đâu |
|---|---|---|---|
| 1 | Mã sản phẩm | Mã ngắn, không dấu, không bao giờ đổi | Bạn tự đặt — nhưng phải khớp mã trên tech pack và trên thùng hàng |
| 2 | Tên gọi | Tên bán được, đọc lên hiểu ngay | Bạn |
| 3 | Ảnh nền trắng | Một ảnh cho mỗi màu | Bạn — nhưng nên chụp từ hàng lô, không phải từ mẫu |
| 4 | Chất liệu & định lượng | "Cotton 100%, 220 GSM" | Đơn hàng với xưởng |
| 5 | Màu đang có | Tên màu + mã màu nội bộ | Đơn hàng — bạn đã cắt bao nhiêu màu |
| 6 | Dải size | S–XL hay S–3XL | Đơn hàng — rập đã nhảy tới size nào |
| 7 | Giá sỉ | Một con số, hoặc bậc theo số lượng | Giá vốn từ xưởng, cộng công thức của bạn |
| 8 | Giá lẻ đề xuất | Đúng giá bạn đang bán | Bạn |
| 9 | Số lượng tối thiểu | Theo đơn, theo mã hay theo màu | Bị chặn bởi MOQ của xưởng khi hàng chưa có sẵn |
| 10 | Tình trạng hàng | Có sẵn / đang chạy / đặt theo lô | Kho của bạn + lịch xưởng |
| 11 | Thời gian giao | Bao nhiêu ngày kể từ khi chốt | Lịch xưởng, không phải kỳ vọng của bạn |
| 12 | Đặt lại được không | Có / có nhưng đổi lô / không | Còn vải, còn màu, còn rập hay không |
Đếm lại: các dòng 4, 5, 6, 9, 10, 11 và 12 — bảy trên mười hai — có giá trị nằm ở phía xưởng và phía kho, không nằm ở phía thiết kế. Đó là lý do một brand có ảnh đẹp, có sản phẩm tốt, có cả file Excel mẫu tải trên mạng về, vẫn ngồi nhìn cái bảng trống suốt buổi tối.
Cách đọc lại chuyện này cho đúng: line sheet không phải việc của khâu marketing làm sau cùng. Nó là bản chiếu của đơn hàng sản xuất sang ngôn ngữ người mua. Nếu bạn chưa trả lời được bảy trường kia thì vấn đề không phải là chưa biết trình bày, mà là đơn hàng của bạn còn thiếu chừng đó thông tin — và cái thiếu đó sẽ nổ ra ở chỗ khác, muộn hơn, đắt hơn.
Bảy câu phải hỏi xưởng trước khi viết dòng đầu tiên
Gửi nguyên khối bảy câu này một lần qua Zalo, đừng hỏi rải rác mỗi ngày một câu. Trả lời được bảy câu là bạn viết được line sheet trong một buổi tối.
- Vải này tên đầy đủ và định lượng bao nhiêu? Không phải "cotton 4 chiều" mà là thành phần cùng con số GSM — thứ bạn sẽ ghi lên line sheet và bị hỏi lại. Xem định lượng vải GSM và những từ nghề dễ hiểu nhầm.
- Lô này cắt mấy màu, mỗi màu bao nhiêu, chia size thế nào? Đây là nguồn của cột màu và cột tồn theo size. Xem tỷ lệ size khi đặt may.
- Rập đã nhảy tới size nào? Bán sỉ cho shop tuyến tỉnh mà dải size dừng ở XL là mất một phần khách của họ. Xem nhảy size khi ra rập và làm size lớn 2XL, 3XL.
- Còn dư bao nhiêu vải của mã này? Đây là câu quyết định cột "đặt lại được không". Vải còn dư đủ chạy tiếp thì bạn dám nhận đơn lớn; hết vải thì phải nói trước.
- Nếu đặt lại, cần bao nhiêu ngày và tối thiểu bao nhiêu cái? Ở HYPO, mức tối thiểu là khoảng năm mươi cái mỗi mã cho nhóm áo thun, quần short và quần dài. Xem MOQ là gì và MOQ tính theo mã hay theo màu.
- Chạy lô sau thì màu có chênh so với lô này không? Câu này quan trọng hơn nó có vẻ, vì shop sẽ bán hàng hai lô cạnh nhau trên cùng một kệ. Xem lệch màu giữa các lô nhuộm.
- Đóng thùng ra sao và một thùng bao nhiêu cái? Nghe như chuyện hậu cần nhưng nó rơi thẳng vào line sheet: nếu bạn bán theo thùng thì đơn tối thiểu nên trùng với quy cách thùng. Xem quy cách đóng thùng lô hàng.
Hai ngày trong một dòng: ngày có hàng và ngày chốt đặt
Chỗ chết người nhất của một bảng giá sỉ Việt Nam là hai chữ "còn hàng". Shop hiểu là đặt hôm nay mai có; bạn hiểu là "mã đó chưa ngưng bán". Hai cách hiểu này gặp nhau vào đúng lúc khách của họ đã chuyển khoản.
Thay hai chữ đó bằng ba cách ghi. Mỗi cách nói một loại cam kết khác nhau, và cả ba đều bình thường với người mua sỉ — họ làm nghề này, họ hiểu hàng có lúc phải chờ. Cái họ không tha thứ là bị bất ngờ.
| Cách ghi trên line sheet | Nghĩa với người mua | Bạn phải chắc điều gì | Ghi sai thì hỏng ở đâu |
|---|---|---|---|
| Có sẵn — kèm số tồn theo từng size | Đặt hôm nay, vài ngày là có | Số tồn thật theo size, đã trừ hàng đang giữ chỗ | Shop bán trước rồi bạn báo hết size M — họ mất khách, bạn mất shop |
| Đang sản xuất — dự kiến về kho ngày ___ | Giữ chỗ được, lên lịch bán được | Ngày đó là ngày hàng về tới kho bạn, không phải ngày xuất xưởng | Lệch một tuần vì quên phần kiểm, ủi, đóng gói và vận chuyển |
| Đặt theo lô — cần ___ ngày, tối thiểu ___ cái | Phải cam kết trước mới có hàng | MOQ và lịch của xưởng, cộng thời gian mẫu nếu đổi màu | Hứa hai tuần trong khi còn phải duyệt mẫu và chờ vải |
Với dòng thứ hai, cái bẫy nằm ở chỗ nhiều brand mới lấy thẳng ngày xưởng báo rồi chép sang line sheet. Nhưng giữa "xong ở chuyền" và "nằm trong kho bạn" còn kiểm hàng, ủi gấp, đóng thùng và chạy xe — khoảng đó có thể vài ngày. Cách hỏi lại cho gọn nằm trong bài theo dõi tiến độ đơn hàng.
Một dòng nữa nên có mà gần như không ai ghi: hạn chốt đặt. Nếu bạn đang gom đơn để chạy một lô, hãy ghi thẳng ngày cuối cùng nhận đặt cho lô đó. Người mua sỉ quen với cách làm việc theo mùa; một cái hạn rõ ràng giúp họ ưu tiên bạn trong tuần này thay vì để đó. Không có hạn chốt thì mọi đơn đều là "để mai tính", và mai thì ngân sách nhập hàng của họ đã đi chỗ khác.
Mã sản phẩm là hạ tầng, không phải trang trí
Rất nhiều line sheet của brand Việt ghi tên kiểu "Áo thun trắng basic" hoặc "Tee oversize bản mới". Nó chạy được đúng một mùa. Sang mùa sau bạn có chiếc tee trắng thứ hai, cổ cao hơn một chút, vải dày hơn một chút — và từ giây đó, mọi đoạn chat cũ, mọi đơn hàng cũ, mọi tấm ảnh trong máy shop đều mất nghĩa.
Một mã sản phẩm là thứ rẻ nhất bạn có thể dựng và là thứ đắt nhất để sửa về sau. Cấu trúc bốn khối dưới đây đủ cho gần hết local brand, và quan trọng hơn cấu trúc là nguyên tắc: mã đã phát ra thì không bao giờ đổi nghĩa. Sản phẩm sửa dù chỉ một chi tiết thì lấy mã mới.
| Khối | Ví dụ | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Dòng sản phẩm | TEE / SHO / PAN | Lọc nhanh khi bảng dài ra, và khớp với cách bạn chia đơn ở xưởng |
| Số thứ tự mẫu | 04 | Không mang nghĩa gì cả — đó chính là ưu điểm, nó không bao giờ sai |
| Màu | BLK / WHT / SND | Mỗi màu là một dòng tồn kho riêng, một dòng đặt hàng riêng |
| Size | M | Chỉ cần ở mức dòng đặt hàng và trên thùng, không cần trên ảnh |
Ghép lại: TEE04-BLK-M. Cái mã đó phải xuất hiện y nguyên ở bốn nơi — trên tech pack gửi xưởng, trên line sheet gửi shop, trên nhãn dán thùng và trong bảng tồn kho của bạn. Khi bốn nơi dùng chung một mã, câu hỏi "lô tháng trước bên em còn size M màu đen không" trả lời được trong mười giây. Khi bốn nơi dùng bốn cách gọi, câu đó thành một buổi chiều lục chat.
Mã nội bộ này khác với mã vạch bán lẻ. Nếu shop của bạn là chuỗi hoặc bạn đưa hàng lên sàn, họ sẽ hỏi thêm mã vạch — chuyện đó nằm ở bài đăng ký mã vạch cho quần áo. Nhưng mã vạch không thay được mã nội bộ, vì mã vạch chỉ nói "món này là món nào", còn mã nội bộ nói cả "món này thuộc lô nào, rập nào, vải nào".
Hai giá trên một dòng, và cái bẫy của giá lẻ đề xuất
Một dòng line sheet chuẩn có hai con số: giá sỉ và giá lẻ đề xuất. Trong tài liệu bán sỉ thời trang nước ngoài, quy ước phổ biến là giá sỉ bằng khoảng một nửa giá lẻ, tức người bán lẻ nhân đôi. Cần nói rõ ngay: đó là quy ước của thị trường bán sỉ ở nước ngoài, không phải chuẩn của thị trường Việt Nam, và biên độ ở đây thay đổi rất mạnh theo dòng hàng và theo kênh. Cách tính giá sỉ đi từ giá vốn lên nằm ở bài bán sỉ, ký gửi và bài định giá bán áo thun; bạn cũng có thể chạy nhanh một vòng bằng công cụ tính giá sàn trước khi điền vào bảng.
Phần đáng nói ở đây là con số thứ hai. Giá lẻ đề xuất không ràng buộc người mua sỉ — họ có quyền bán giá của họ. Vậy ghi làm gì? Ghi vì ba việc:
- Nó nói bạn định vị sản phẩm ở đâu, để người mua biết hàng của bạn hợp với kệ của họ hay không trước khi mất công thương lượng.
- Nó cho họ thấy phần biên còn lại, tức là lý do kinh tế để nhận hàng của bạn thay vì nguồn khác.
- Nó là cái mốc chung để nói chuyện khi thị trường bắt đầu loạn giá — mà kênh sỉ thì luôn có lúc loạn.
Cái bẫy nằm ở chỗ này: con số đó chỉ có sức nặng nếu chính bạn tôn trọng nó. Một brand ghi giá lẻ đề xuất 390 nghìn, bán sỉ cho shop, rồi ba tuần sau chạy giảm giá sâu trên trang của mình đúng lúc shop vừa lên hàng — đó là tự phá giá chính lô mình vừa bán. Shop đó sẽ không nói gì. Họ chỉ không nhập lần hai.
Thứ đáng cam kết bằng văn bản không phải con số đề xuất, mà là biên độ giảm giá của chính bạn. Ví dụ một dòng như thế này trong trang điều khoản: "HYPO-style: trong sáu tuần kể từ ngày giao lô, brand không chạy giảm giá quá 10% trên các kênh bán lẻ của mình với đúng mã đó." Nó cụ thể, kiểm chứng được, và là thứ khiến một shop dám ôm ba mươi cái thay vì lấy thử năm cái. Nếu bạn có kế hoạch xả hàng tồn vào cuối mùa, nói trước lịch đó còn hơn để họ phát hiện ra.
Ảnh nào đi với file nào — và cái bẫy ảnh chụp từ mẫu
Người mua sỉ cần ba loại ảnh cho ba việc khác nhau. Gửi thiếu loại nào thì họ phải tự bù bằng công của họ, và công đó được tính vào lý do chọn nguồn khác.
| Loại ảnh | Shop dùng để làm gì | Nên chụp từ đâu | Thiếu thì sao |
|---|---|---|---|
| Nền trắng, áo phẳng, đủ mọi màu | Đăng bán lên sàn, ghép vào bảng giá của họ | Hàng lô, dưới cùng một ánh sáng | Họ phải tự chụp lại, hoặc bỏ qua màu đó |
| Mặc trên người, ít nhất một dáng | Tin vào form trước khi bỏ tiền | Mẫu hoặc hàng lô, có ghi chiều cao người mặc | Họ chỉ dám lấy thử số lượng nhỏ |
| Cận vải, nhãn, đường may, hình in | Trả lời khách của họ hỏi chất liệu | Hàng lô | Mọi câu hỏi về chất đều dội ngược về bạn |
Bẫy nằm ở cột thứ ba. Bộ ảnh đẹp nhất mà brand mới có trong tay thường là ảnh chụp chiếc mẫu — vì lúc chụp thì lô chưa về. Mà mẫu và lô có thể lệch nhau: khác lô vải, khác lô nhuộm, đôi khi khác cả cách in. Bạn quen với mức chênh đó và coi là bình thường. Shop thì không: họ đăng đúng tấm ảnh bạn gửi, khách của họ so ảnh với áo thật, và người phải trả lời là họ chứ không phải bạn.
Cách xử lý sòng phẳng và mất đúng một dòng chữ: nếu ảnh chụp từ mẫu, ghi thẳng "ảnh chụp từ mẫu, màu lô sản xuất có thể chênh nhẹ" ngay dưới ảnh, và thay bằng ảnh hàng lô ngay khi có. Chi tiết vì sao chênh và chênh tới đâu nằm ở bài lệch màu giữa các lô nhuộm và chốt màu theo Pantone; phần kỹ thuật chụp cho đúng màu nằm ở bài chụp ảnh sản phẩm cho local brand.
Bảng size trong hồ sơ sỉ khác bảng size trên website chỗ nào
Bảng size bạn đang dùng cho khách lẻ hầu như luôn là bảng gợi ý: cao bao nhiêu, nặng bao nhiêu thì mặc size nào. Bảng đó không dùng được cho người mua sỉ, vì họ không mua để mặc — họ mua để trả lời khách của họ, và để đối chiếu khi hàng về.
| Bảng cho khách lẻ | Bảng trong hồ sơ sỉ | |
|---|---|---|
| Đo cái gì | Gợi ý theo chiều cao, cân nặng | Số đo chiếc áo nằm phẳng, tính bằng cm |
| Điểm đo | Không cần nêu | Nêu rõ: rộng ngang ngực, dài thân, dài tay, rộng vai |
| Dung sai | Không ghi | Ghi rõ mức chênh cho phép |
| Dùng khi nào | Khách chọn size | Shop tư vấn khách và đối chiếu lúc nhận hàng |
Dòng dung sai là dòng hay bị bỏ nhất và cũng là dòng cứu bạn nhiều nhất. Hàng may không ra đúng từng milimet; có một khoảng chênh được ngành chấp nhận. Nếu bảng size của bạn ghi con số trần trụi không kèm dung sai, thì mỗi chiếc lệch một chút đều thành "hàng sai thông số" trong mắt người nhận. Cách dựng bảng và chọn điểm đo nằm ở bài bảng size dạng cho khách và bảng size áo thun. Nếu shop của bạn bán cho người nước ngoài, thêm cột quy đổi — xem quy đổi size khi bán ra nước ngoài.
Phép thử một màn hình: đếm số câu họ phải hỏi lại
Đây là cách kiểm hồ sơ nhanh nhất, và nó không cần ai đánh giá hộ. Mở file của bạn ra, đọc như thể bạn là chủ một shop bận việc, và đếm xem phải nhắn lại bao nhiêu câu mới đặt được hàng. Mỗi câu là một lỗ hổng, và mỗi lỗ hổng là một cơ hội để họ bỏ dở.
| Câu shop hay phải hỏi lại | Trường đang thiếu trên line sheet |
|---|---|
| "Lấy sỉ giá bao nhiêu vậy em?" | Giá sỉ (hoặc bậc giá theo số lượng) |
| "Phải lấy tối thiểu bao nhiêu?" | Số lượng tối thiểu — theo đơn, theo mã hay theo màu |
| "Còn size gì màu gì?" | Tồn theo từng size và từng màu |
| "Đặt hôm nay bao lâu có hàng?" | Tình trạng hàng + thời gian giao |
| "Áo này vải gì, dày không?" | Thành phần + định lượng GSM |
| "Số đo cụ thể sao em, khách chị cao 1m75" | Bảng size đo thật kèm dung sai |
| "Có ảnh nền trắng không, ảnh này chị đăng không hợp" | Bộ ảnh nền trắng theo mã |
| "Bán chạy thì tháng sau đặt thêm được không?" | Khả năng đặt lại + thời gian chạy lô mới |
Số câu càng gần không, đơn càng dễ chốt. Và có một hệ quả ít ai nghĩ tới: hồ sơ đủ trường còn lọc giúp bạn. Người đọc xong mà im lặng là người vốn không hợp — bạn tiết kiệm được một tuần đi lại. Người đọc xong mà nhắn "cho chị lấy hai mươi cái mã TEE04 màu đen" là người đã tự thuyết phục xong.
Hồ sơ chào hàng tốt không phải hồ sơ đẹp nhất. Là hồ sơ khiến người ta không cần hỏi bạn câu nào nữa.
Gửi bằng PDF hay bảng tính chia sẻ?
Câu này quyết định nhiều hơn vẻ ngoài của nó, vì nó quyết định chuyện gì xảy ra khi giá hoặc tồn kho thay đổi.
| Bảng tính chia sẻ | Ảnh chụp màn hình | ||
|---|---|---|---|
| Giá bị khoá lại | Có — đúng lúc gửi | Không, sửa lúc nào cũng được | Có |
| Cập nhật tồn kho | Phải gửi file mới | Người mua luôn thấy bản mới nhất | Không cập nhật được |
| Bố cục trên điện thoại | Ổn nếu làm dọc, một trang mỗi mã | Hay vỡ, phải kéo ngang | Phóng to là mờ |
| Người mua đặt hàng thế nào | Chép mã ra rồi nhắn tin | Điền thẳng số lượng vào cột trống | Chụp lại rồi khoanh tay |
| Rủi ro | File cũ trôi nổi sáu tháng sau vẫn bị lấy ra đặt | Lỡ tay sửa sai thì mọi người thấy ngay | Mất mọi thứ, đừng dùng |
Cách chạy được cho phần lớn local brand: PDF cho giá và điều khoản, bảng tính cho tồn kho. Giá đứng yên trong một khoảng thời gian có ngày hiệu lực rõ ràng, còn tồn kho thì sống theo tuần. Ảnh chụp màn hình bảng giá gửi qua chat là thứ nên bỏ hẳn — nó không tìm kiếm được, không chép mã được, và sáu tháng sau nó vẫn nằm trong máy người ta như một lời hứa.
Line sheet có hạn sử dụng, hãy ghi ngày như một bản báo giá
Gần như mọi trường trong line sheet đều biến động. Tồn kho đổi mỗi ngày. Giá vải và công may đổi theo mùa. Một màu bán hết có thể không chạy lại được nếu nhà cung cấp đã ngưng cây vải đó. Vậy mà file thì sống mãi: nó nằm trong nhóm chat của người mua, được chuyển tiếp cho người khác, và sáu tháng sau có người mở ra đặt hàng theo đúng bảng giá đó.
Ba dòng nhỏ đặt ngay đầu trang xử lý hết chuyện này: số phiên bản, ngày phát hành, ngày hết hiệu lực. Đây đúng là cách một bản báo giá sản xuất vận hành — xem báo giá xưởng may có hiệu lực bao lâu — và cũng là cách bạn giữ được quyền nói không mà không mang tiếng lật kèo.
Nhịp cập nhật thực tế cho brand nhỏ: cột tình trạng hàng sửa theo tuần; phát hành lại toàn bộ file khi ra bộ sưu tập mới hoặc khi giá đổi; và mỗi lần phát hành mới thì gửi lại cho toàn bộ danh sách shop, kèm một dòng nói rõ cái gì đã đổi. Việc gửi lại đó, ngoài chuyện cập nhật, còn là một cái cớ hợp lý để xuất hiện trước mặt người mua mà không phải nhắn "chị ơi có lấy hàng không ạ".
Sáu lỗi khiến hồ sơ chào hàng bị bỏ qua
| Lỗi | Người mua đọc ra điều gì | Sửa thế nào |
|---|---|---|
| Gửi một thư mục ảnh, không có bảng | "Brand này chưa bán sỉ bao giờ" | Một file bảng, mỗi mã một dòng, gửi kèm ảnh |
| Giá để "inbox" | "Chắc tuỳ người mà báo giá" | Ghi giá và bậc giá thẳng vào bảng |
| Tên hàng không có mã | "Đặt xong không biết đối chiếu kiểu gì" | Mã cố định, dùng chung cho cả tech pack và thùng hàng |
| Chỉ ghi "còn hàng" | "Chắc đặt là có" — rồi vỡ trận | Ba trạng thái: có sẵn, đang chạy, đặt theo lô |
| Bảng size gợi ý theo cân nặng | "Tôi vẫn phải tự đo lại" | Số đo áo nằm phẳng, có dung sai |
| Không có ngày hiệu lực | "Giá này chắc dùng được lâu" | Số phiên bản + ngày phát hành + ngày hết hạn |
Nhìn lại sáu dòng này, không dòng nào nói về chất lượng sản phẩm. Đó là điểm đáng nhớ nhất: ở vòng đầu tiên, người mua sỉ chưa đánh giá được hàng của bạn — họ mới chỉ đánh giá được cách bạn làm việc. Và hồ sơ chào hàng là mẫu vật duy nhất họ có.
HYPO làm được gì và không làm gì ở khâu này
Nói cho rõ ranh giới, vì bài này bàn nhiều thứ nằm ngoài phạm vi một xưởng may.
| HYPO làm được | HYPO không làm |
|---|---|
| Trả lời trọn bảy câu ở trên cho đơn hàng của bạn: thành phần và định lượng vải, số màu và số lượng đã cắt, rập nhảy tới size nào, vải còn dư bao nhiêu, thời gian và số lượng tối thiểu để chạy lại, mức chênh màu giữa các lô, quy cách đóng thùng | Không viết hộ line sheet, không định giá sỉ thay bạn và không thương lượng với shop thay bạn |
| Gửi số đo thật của lô để bạn dựng bảng size có dung sai, đo theo đúng bảng size bạn cung cấp, qua 3 trạm QC với mức lỗi dưới 2% | Không cam kết hai lô nhuộm khác nhau trùng màu tuyệt đối — chỉ nói trước mức chênh để bạn ghi vào hồ sơ |
| Làm mẫu trong khoảng 3–5 ngày để bạn có hàng thật mà chụp ảnh nền trắng trước khi vào lô | Không chụp ảnh sản phẩm, không làm thiết kế đồ hoạ cho file chào hàng |
| Nhận đơn từ khoảng 50 cái mỗi mã cho nhóm áo thun, quần short, quần dài; in DTG trên 2 máy Brother GTX, in DTF trên 2 máy, thêu trên 4 máy và khắc laser tại xưởng | Không giữ kho và không giao hàng thẳng cho shop của bạn — hàng giao về kho bạn, bạn phân phối |
| Đóng thùng và ghi nhãn theo quy cách bạn yêu cầu để bạn tách hàng cho từng shop mà không phải mở lại | Không tư vấn pháp lý về hợp đồng đại lý; phần hoá đơn xem bài hoá đơn VAT ở xưởng may |
Chín dòng để nhớ
- Gửi bốn file, không gửi một thư mục ảnh: line sheet, bảng size, ảnh nền trắng, trang điều khoản.
- Bảy trên mười hai trường của line sheet đến từ đơn hàng với xưởng — hỏi trước khi ngồi làm file.
- Mỗi mã một mã cố định, dùng chung ở tech pack, line sheet, thùng hàng và bảng tồn kho.
- Bỏ hai chữ "còn hàng". Dùng ba trạng thái: có sẵn, đang chạy dự kiến ngày nào, đặt theo lô cần bao lâu.
- Ngày về kho là ngày hàng nằm trong kho bạn, không phải ngày xong ở chuyền.
- Ghi cả giá sỉ và giá lẻ đề xuất, rồi cam kết biên độ giảm giá của chính mình bằng văn bản.
- Ảnh chụp từ mẫu thì phải nói là chụp từ mẫu, và thay bằng ảnh hàng lô ngay khi có.
- Bảng size cho shop là số đo áo nằm phẳng kèm dung sai, không phải gợi ý theo cân nặng.
- File nào cũng có số phiên bản, ngày phát hành và ngày hết hiệu lực — như một bản báo giá.
Cần bảy con số kia cho đơn hàng của bạn?
Nhắn HYPO qua Zalo kèm mã hàng hoặc ảnh sản phẩm bạn đang bán. Chúng tôi trả lời đúng phần thuộc về sản xuất — vải gì, định lượng bao nhiêu, rập tới size nào, còn vải không, chạy lại mất bao lâu và tối thiểu bao nhiêu — để bạn tự điền nốt line sheet của mình, kể cả khi lô đó không may ở HYPO.
Nhắn Zalo 0888 599 919 Thử công cụ tính giá Tính định mức vảiCâu hỏi thường gặp
Line sheet là gì?
Line sheet là bảng đặt hàng của một bộ sưu tập: mỗi dòng là một mã sản phẩm, kèm ảnh nền trắng, chất liệu và định lượng, các màu đang có, dải size, giá sỉ, giá lẻ đề xuất, số lượng tối thiểu, tình trạng hàng và thời gian giao. Nó là tài liệu để người mua sỉ quyết định và đặt hàng, không phải tài liệu để họ trầm trồ. Các hướng dẫn công khai của những nền tảng bán sỉ thời trang nước ngoài đều mô tả cùng một bộ trường như vậy, và điểm chung của mọi mô tả là line sheet đặt sản phẩm trên nền trắng hoặc hình vẽ phẳng, đủ thông tin để một người chưa từng gặp bạn vẫn tự cộng ra được đơn hàng. Với local brand Việt Nam, cái tên gọi không quan trọng bằng chức năng: gọi nó là bảng giá sỉ cũng được, miễn là nó trả lời đủ những câu mà shop sẽ hỏi.
Line sheet khác lookbook và catalogue ở chỗ nào?
Khác ở việc người nhận làm gì sau khi xem. Lookbook là ảnh dàn dựng, người mẫu, bối cảnh, ánh sáng — nó làm người ta muốn. Line sheet là bảng số — nó làm người ta đặt được. Một shop nhìn lookbook thì thích, nhưng để nhập hàng họ vẫn phải hỏi lại giá sỉ bao nhiêu, còn size gì, đặt tối thiểu bao nhiêu, bao lâu có hàng; mỗi câu hỏi lại là một lần đơn hàng có thể nguội đi. Catalogue nằm giữa hai thứ, thiên về giới thiệu và thường dùng cho khách lẻ. Cách dùng đúng là gửi cả hai cùng lúc: lookbook để họ hình dung hàng của bạn lên kệ của họ trông thế nào, line sheet để họ tính tiền. Gửi mỗi lookbook rồi chờ shop tự hỏi là cách phổ biến nhất để mất một đơn sỉ mà không bao giờ biết lý do.
Chào hàng sỉ cho shop cần gửi những file gì?
Tối thiểu bốn file. Một là line sheet, tức bảng đặt hàng có đủ mã, màu, size, hai mức giá, số lượng tối thiểu, tình trạng hàng và thời gian giao. Hai là bảng size đo thật của áo nằm phẳng kèm dung sai, vì shop sẽ phải trả lời khách của họ chứ không phải trả lời bạn. Ba là bộ ảnh nền trắng đúng màu, đủ mọi màu đang bán, để họ đăng bán được ngay mà không phải tự chụp lại. Bốn là một trang điều khoản gồm đơn tối thiểu, hình thức thanh toán, thời gian giao, chính sách đổi hàng lỗi và hoá đơn. Nếu bạn đi theo hướng ký gửi thì cần thêm file thứ năm là biên bản giao hàng ký gửi. Bốn file này gửi trong một lần, đặt tên rõ ràng, đừng bắt người ta lục trong một thư mục Drive bốn mươi tấm ảnh không tên.
Có nên ghi thẳng giá sỉ trên line sheet, hay để "inbox báo giá"?
Ghi thẳng, và ghi theo bậc số lượng nếu bạn có chính sách bậc. Lý do không phải là minh bạch cho đẹp mà là tốc độ: người mua sỉ thường đang so nhiều nguồn cùng lúc, và nguồn nào bắt họ nhắn tin chờ trả lời thì bị đẩy xuống cuối danh sách. Nếu bạn sợ lộ giá cho đối thủ, hãy nhớ rằng đối thủ vẫn lấy được giá của bạn chỉ bằng một tin nhắn giả làm shop, còn người mua thật thì đã bỏ đi mất. Điều đáng giữ kín không phải giá sỉ mà là giá vốn. Cách dung hoà cho brand chưa muốn công khai rộng: đặt line sheet ở một đường dẫn riêng chỉ gửi cho shop đã liên hệ, kèm ngày hiệu lực, thay vì đăng công khai trên trang bán lẻ.
Brand mới chưa có kho thì ghi tình trạng hàng thế nào?
Ghi đúng cái bạn đang có, bằng ba cách nói khác nhau chứ đừng gộp hết vào hai chữ "còn hàng". Mã nào đã nằm trong kho thì ghi có sẵn kèm số lượng còn theo từng size. Mã nào đang chạy ở xưởng thì ghi đang sản xuất, dự kiến về kho ngày nào, và ngày đó phải là ngày hàng về tới kho bạn chứ không phải ngày xuất xưởng. Mã nào chỉ làm khi có đơn thì ghi rõ là đặt theo lô, cần bao nhiêu ngày và tối thiểu bao nhiêu cái. Cách thứ ba hoàn toàn bình thường với shop, họ vẫn đặt nếu bạn nói trước; cái làm hỏng quan hệ là để họ tưởng có sẵn, nhận tiền của khách họ, rồi mới báo phải chờ ba tuần.
Số lượng tối thiểu cho một đơn sỉ nên đặt bao nhiêu?
Không có con số chuẩn cho thị trường Việt Nam, và những con số bạn đọc được trong tài liệu nước ngoài là quy ước của thị trường bán sỉ ở đó, không phải chuẩn áp cho local brand Việt. Cách đặt đúng là đi từ hai ràng buộc thật của bạn. Ràng buộc thứ nhất là số lượng tối thiểu mà xưởng nhận cho một mã — ở HYPO là khoảng năm mươi cái mỗi mã cho nhóm áo thun, quần short, quần dài — vì nếu shop đặt một mã màu bạn chưa từng cắt thì bạn phải chạy cả lô đó. Ràng buộc thứ hai là công chia lẻ và đóng gói cho mỗi đơn, thứ không giảm theo quy mô. Với hàng đã có sẵn trong kho, mức tối thiểu có thể thấp hơn nhiều vì bạn chỉ đang chia hàng chứ không phải chạy sản xuất.
Có nên ghi giá lẻ đề xuất trên line sheet không?
Nên, nhưng hiểu đúng nó là gì. Giá lẻ đề xuất không có hiệu lực ràng buộc với shop — họ có quyền bán giá của họ. Giá trị thật của con số đó là nói cho người mua biết bạn định vị sản phẩm ở mức nào và họ còn lại bao nhiêu biên để sống, đồng thời là mốc để cả hai bên nói chuyện khi thị trường bắt đầu loạn giá. Nhưng nó chỉ có sức nặng nếu chính bạn tôn trọng nó. Một brand ghi giá lẻ đề xuất rồi tự chạy giảm giá sâu trên kênh của mình đúng mùa shop đang bán là đã phá giá chính hàng mình vừa bán sỉ. Thứ đáng cam kết bằng văn bản không phải con số đề xuất, mà là mức giảm giá tối đa của bạn trong bao nhiêu tuần kể từ ngày giao lô cho họ.
Line sheet có hạn sử dụng không, bao lâu phải cập nhật?
Có, và nên đối xử với nó như một bản báo giá: có ngày phát hành, có ngày hết hiệu lực, có số phiên bản. Lý do là gần như mọi trường trong đó đều biến động — tồn kho đổi mỗi ngày, giá vải và công may đổi theo mùa, màu bán hết có thể không chạy lại được nếu vải đã ngưng. Một file cũ trôi nổi trong nhóm chat của người mua sáu tháng sau vẫn được lấy ra đặt hàng, và lúc đó bạn ở thế phải từ chối chính bảng giá mình từng gửi. Nhịp thực tế cho brand nhỏ: cập nhật cột tình trạng hàng theo tuần, phát hành lại toàn bộ file khi có bộ sưu tập mới hoặc khi giá đổi, và luôn để dòng ngày hiệu lực ngay đầu trang.
Nguồn và giới hạn. Bộ trường của một line sheet, ranh giới giữa line sheet và lookbook, cùng các thành phần như mã sản phẩm, dải màu, dải size, giá sỉ, giá lẻ đề xuất, số lượng tối thiểu, điều khoản thanh toán, thời gian giao và cửa sổ giao hàng: tổng hợp từ các hướng dẫn công khai của những nền tảng và công cụ bán sỉ thời trang nước ngoài (brandboom, joor, uphance, kobolabs, techpacker, repspark, zedonk, startupfashion, wholesaleinabox, catalogmachine) cùng bài hướng dẫn ngành trên fibre2fashion.
Con số "giá sỉ bằng khoảng một nửa giá lẻ" và mức đặt tối thiểu 25–50 sản phẩm xuất hiện trong các hướng dẫn nước ngoài nói trên. Đây là quy ước của thị trường bán sỉ ở đó, không phải chuẩn của thị trường Việt Nam — bài này nêu ra để đối chiếu chứ không khuyến nghị áp thẳng. Thực tế chính sách sỉ tại Việt Nam rất phân tán: các trang tổng hợp nguồn hàng và nền tảng bán sỉ trong nước (thitruongsi, sapo, eshop.misa, bumshop) cho thấy mức tối thiểu chạy từ vài chiếc cho một lần lấy tới cả trăm, tuỳ nguồn và tuỳ mô hình.
Phần cấu trúc mã sản phẩm bốn khối, bảng mười hai trường và cột "con số này đến từ đâu", ba cách ghi tình trạng hàng, phép thử một màn hình, bảng sáu lỗi và chín dòng để nhớ là quan điểm của người vận hành xưởng, rút từ cách các đơn hàng thực tế hay tắc — dùng như bộ câu hỏi để rà lại hồ sơ của bạn, đừng dùng như chuẩn ngành khi tranh luận với đối tác. Các thông số về năng lực HYPO (MOQ khoảng 50 cái mỗi mã cho nhóm áo thun, quần short, quần dài; mẫu 3–5 ngày; 3 trạm QC lỗi dưới 2%; 2 máy in DTG Brother GTX, 2 máy DTF, 4 máy thêu, khắc laser) là số của xưởng tại thời điểm cập nhật bài.