Áo bạn đặt xưởng may trong nước không cần giấy chứng nhận xuất xứ C/O. Cái bạn cần là một chuỗi chứng từ nối được từ cây vải tới cái áo đang treo trên kệ: hợp đồng đặt hàng hoặc hợp đồng gia công với xưởng, hoá đơn của xưởng (cộng hoá đơn vải và phụ liệu nếu bạn tự mua nguyên liệu), chứng từ giao nhận theo lô, và nhãn hàng hoá ghi đúng quy định ngay trên sản phẩm. Thiếu chuỗi đó, một lô hàng do chính bạn đặt may vẫn có thể bị xếp vào nhóm "hàng hoá không rõ nguồn gốc, xuất xứ".
Câu hỏi này gần như không ai hỏi trong năm đầu tiên. Người ta hỏi nó vào một buổi chiều, khi có người bước vào cửa hàng hoặc gọi tới kho, và câu đầu tiên là: "Chỗ hàng này anh chị lấy ở đâu, có giấy tờ gì không?"
Lúc đó thì hợp đồng đã ký từ tám tháng trước qua tin nhắn Zalo, biên bản giao hàng chưa bao giờ tồn tại, và cái duy nhất bạn có là một dãy lệnh chuyển khoản với nội dung "coc ao".
Thế nào là "hàng hoá không rõ nguồn gốc, xuất xứ" theo luật?
Theo khoản 13 Điều 3 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, hàng hoá không rõ nguồn gốc, xuất xứ là hàng hoá lưu thông trên thị trường không có căn cứ xác định được nguồn gốc nơi sản xuất hoặc xuất xứ. Điểm mấu chốt nằm ở hai chữ "căn cứ" — luật liệt kê hẳn ra một danh sách những thứ được coi là căn cứ:
- Thông tin thể hiện trên nhãn hàng hoá, bao bì hàng hoá, tài liệu kèm theo hàng hoá;
- Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O — dành cho hàng xuất nhập khẩu);
- Hợp đồng, hoá đơn mua bán, tờ khai hải quan;
- Giấy tờ khác chứng minh quyền sở hữu hợp pháp đối với hàng hoá và giao dịch dân sự giữa đơn vị sản xuất hàng hoá với bên có liên quan.
Đọc kỹ danh sách này, bạn sẽ thấy hai tin. Tin tốt: nó rộng, không bắt buộc phải có đúng một loại giấy nào. Tin xấu: nó rộng vì luật đang mô tả mọi loại hàng hoá — và với hàng bạn tự đặt may, gần như chỉ có nhóm cuối cùng là dùng được, nhóm mà không ai tự động phát cho bạn cả.
Nói cách khác: một shop nhập hàng chứng minh nguồn gốc bằng một tờ giấy — tờ khai hải quan. Một local brand tự sản xuất phải chứng minh bằng một chuỗi. Và chuỗi thì luôn khó giữ hơn một tờ.
Bộ hồ sơ tối thiểu cho một lô hàng tự đặt may gồm những gì?
Với một lô hàng may tại Việt Nam và bán tại Việt Nam, bộ hồ sơ tối thiểu gồm năm nhóm dưới đây. Ba nhóm đầu do xưởng tạo ra, nhóm thứ tư do bạn tạo ra, nhóm thứ năm nằm ngay trên cái áo.
| Giấy tờ | Ai đưa cho bạn | Nó chứng minh điều gì |
|---|---|---|
| Hợp đồng gia công / hợp đồng đặt hàng | Xưởng may | Lô hàng này do một pháp nhân cụ thể sản xuất theo đặt hàng của bạn, không phải hàng trôi nổi mua lại |
| Hoá đơn của xưởng | Xưởng may | Giao dịch có thật, có giá trị, có ngày — và là chứng từ dùng được cả ở khâu thuế |
| Biên bản giao hàng / phiếu xuất kho theo lô | Xưởng may | Đúng lô này, đúng mã này, đúng số lượng này, giao ngày này |
| Hoá đơn vải và phụ liệu | Nhà cung cấp vải (nếu bạn tự mua nguyên liệu) | Nguyên liệu đầu vào hợp pháp — chỉ cần khi bạn đặt theo kiểu CMT |
| Nhãn hàng hoá trên sản phẩm | Bạn quyết định nội dung, xưởng may vào áo | Căn cứ đầu tiên trong danh sách của luật, và là thứ duy nhất đi theo cái áo tới tay khách |
Nhãn hàng hoá đáng được nhấn mạnh riêng, vì nó là căn cứ duy nhất mà người kiểm tra nhìn thấy trước khi hỏi bạn bất cứ câu nào. Một cái áo có nhãn ghi đủ tên hàng hoá, tên và địa chỉ đơn vị chịu trách nhiệm, xuất xứ, thành phần sợi và hướng dẫn bảo quản đã tự trả lời được một nửa câu hỏi. Từ 23/01/2026, căn cứ pháp lý của phần này không còn là Nghị định 43/2017 mà là Nghị định 37/2026/NĐ-CP — chi tiết ở bài nhãn quần áo phải ghi những gì theo luật.
Vì sao có đủ ba tờ giấy mà vẫn không chứng minh được?
Vì hồ sơ không chỉ cần tồn tại, nó cần nối được với đống hàng đang nằm trước mặt. Đây là chỗ hầu hết brand nhỏ trượt, và nó không phải lỗi pháp lý — nó là lỗi vận hành.
Tình huống điển hình: hợp đồng ghi mặt hàng là "áo thun", hoá đơn ghi "hàng may mặc", biên bản giao hàng ghi "300 cái", còn thứ bạn đang bán tên là "Tee Basic đen size L". Ba tờ giấy đều thật, đều hợp lệ, và đều không chứng minh được cụ thể chỗ áo này đến từ đâu — vì không tờ nào chạm được vào tờ nào.
Quy tắc một mã: mọi chứng từ của cùng một lô phải mang cùng một mã hàng và cùng một số đơn đặt hàng, từ hợp đồng, hoá đơn, biên bản giao hàng cho tới cái mã in trên hangtag. Nếu bốn chỗ đó gọi tên hàng theo bốn kiểu khác nhau, bạn không có hồ sơ — bạn có bốn tờ giấy rời.
Cách làm rất rẻ: chốt mã SKU trước khi gửi đơn đặt hàng cho xưởng, rồi bắt mã đó xuất hiện ở mọi chỗ. Chúng tôi vẫn khuyên các brand đặt mã ngay từ khâu duyệt mẫu, vì mã còn dùng để quản tồn kho và đối chiếu khi giao thiếu — xem cách đặt mã SKU cho local brand. Nhưng lợi ích ít ai nghĩ tới lại là lợi ích này: mã SKU chính là sợi chỉ khâu bộ hồ sơ của bạn lại thành một khối.
Đặt CMT hay đặt trọn gói thì hồ sơ khác nhau thế nào?
Hình thức đặt hàng quyết định bạn phải giữ bao nhiêu chứng từ. Đây là điều ít khi được nói ra trong lúc báo giá, nhưng nó tạo ra hai bộ hồ sơ khác hẳn nhau.
- Đặt CMT (bạn mua vải và phụ liệu, xưởng chỉ cắt – may – hoàn thiện): chuỗi chứng từ của bạn dài. Bạn phải giữ cả hoá đơn vải, hoá đơn phụ liệu của từng nhà cung cấp, cộng hợp đồng và hoá đơn gia công của xưởng. Mua vải ở chợ đầu mối không lấy hoá đơn, mắt xích đầu tiên của chuỗi đứt ngay tại đó.
- Đặt trọn gói (xưởng lo cả nguyên liệu, giao thành phẩm): chuỗi ngắn lại còn hợp đồng, hoá đơn và biên bản giao hàng — vì trách nhiệm nguyên liệu nằm ở phía xưởng, và giá trị vải đã nằm trong giá thành phẩm ghi trên hoá đơn.
Với brand mới chưa có bộ máy giấy tờ, đặt trọn gói không chỉ nhẹ đầu ở khâu sản xuất, nó còn nhẹ đầu ở khâu hồ sơ. Phân biệt kỹ ba hình thức ở bài gia công CMT là gì, phân biệt CMT, FOB và đặt trọn gói.
Bán hàng không rõ nguồn gốc bị phạt bao nhiêu?
Điều 17 Nghị định 98/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP và Nghị định 24/2025/NĐ-CP) quy định mức phạt đi theo giá trị lô hàng vi phạm, áp dụng với cá nhân:
| Giá trị hàng hoá vi phạm | Mức phạt với cá nhân |
|---|---|
| Dưới 1 triệu đồng | Cảnh cáo hoặc 300.000 – 500.000 đồng |
| Từ 1 đến dưới 3 triệu | 500.000 – 1.000.000 đồng |
| Từ 3 đến dưới 5 triệu | 1 – 3 triệu đồng |
| Từ 5 đến dưới 10 triệu | 3 – 5 triệu đồng |
| Từ 10 đến dưới 20 triệu | 5 – 7 triệu đồng |
| Từ 20 đến dưới 30 triệu | 7 – 10 triệu đồng |
| Từ 30 đến dưới 40 triệu | 10 – 15 triệu đồng |
| Từ 40 đến dưới 50 triệu | 15 – 20 triệu đồng |
| Từ 50 đến dưới 70 triệu | 20 – 30 triệu đồng |
| Từ 70 đến dưới 100 triệu | 30 – 40 triệu đồng |
| Từ 100 triệu trở lên | 40 – 50 triệu đồng |
Hai điều cần đọc kèm bảng này, vì thiếu chúng thì con số trông nhẹ hơn thực tế:
- Tổ chức bị phạt gấp đôi cá nhân (khoản 4 Điều 4 Nghị định 98/2020). Brand đã lên công ty thì nhân hai toàn bộ cột bên phải.
- Còn hình thức xử phạt bổ sung là tịch thu tang vật. Đây mới là khoản đau: bạn mất luôn lô hàng, chứ không phải nộp phạt xong rồi bán tiếp.
Và đây là chỗ nhiều chủ brand nhỏ tự trấn an sai. Một lô 300 áo giá bán 300.000 đồng đã là 90 triệu đồng giá trị hàng hoá — tức nằm ở nấc gần cuối bảng, không phải nấc "vài trăm nghìn" mà người ta hay hình dung khi nghĩ tới mức phạt cho một shop nhỏ.
Từ 2026, vì sao cùng một bộ chứng từ nhưng phải qua hai cửa?
Vì kể từ 01/01/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bỏ hình thức thuế khoán, chuyển sang kê khai theo quy định quản lý thuế. Chứng từ đầu vào từ chỗ "có cũng được" trở thành gốc để xác định chi phí. Trước đó, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025) đã buộc hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Kết quả là một lô hàng của bạn giờ phải đứng vững trước hai cửa khác nhau, với hai tiêu chí khác nhau:
| Cửa kiểm tra thị trường | Cửa thuế | |
|---|---|---|
| Câu hỏi | Hàng này từ đâu ra? | Chi phí này có được trừ không? |
| Chấp nhận | Nhiều loại căn cứ: nhãn, hợp đồng, hoá đơn, chứng từ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp | Chỉ hoá đơn, chứng từ hợp lệ |
| Rủi ro khi thiếu | Phạt tiền + tịch thu lô hàng | Không được ghi nhận chi phí, bị tính thuế trên phần doanh thu tương ứng |
Đây là lý do vì sao "xưởng rẻ hơn 10% nhưng không xuất hoá đơn" thường không rẻ. Bộ chứng từ tự chế có thể đủ để bạn giải trình được nguồn gốc lô hàng, nhưng nó không đi qua được cửa thứ hai. Bạn tiết kiệm ở khâu đặt hàng và trả lại ở khâu quyết toán — chỉ là hai khoản đó cách nhau vài tháng nên ít khi được đặt cạnh nhau. Phần thuế suất và các loại hoá đơn của xưởng được bóc riêng ở bài xưởng may có xuất hoá đơn VAT không.
Bốn câu hỏi phải hỏi xưởng trước khi chuyển cọc
Hồ sơ nguồn gốc được sinh ra trong lúc sản xuất, không làm bù lại được. Hoá đơn thì xưởng có thể xuất muộn vài ngày. Nhưng biên bản giao hàng ghi đúng ngày, đúng mã, đúng số lượng thực nhận thì phải lập vào đúng buổi giao hàng đó — sáu tháng sau không ai dựng lại được một tờ giấy như thế cho trung thực.
Nên bốn câu này thuộc về buổi báo giá, không thuộc về buổi bị kiểm tra:
- "Bên anh chị là hộ kinh doanh hay công ty, xuất được loại hoá đơn nào?" — câu này xác định luôn xưởng có pháp nhân hay chỉ là nhóm thợ nhận việc.
- "Hợp đồng có ghi rõ mã hàng, số lượng, đơn giá theo từng mã không?" — hợp đồng ghi chung chung "may áo thun" thì không nối được với lô cụ thể.
- "Mỗi lần giao hàng có biên bản giao nhận ký hai bên không?" — kể cả giao từng đợt, mỗi đợt một biên bản. Nó vừa là hồ sơ nguồn gốc, vừa là bằng chứng khi giao thiếu số lượng.
- "Nếu sau này cần, bên anh chị xác nhận lại được lô hàng đã sản xuất cho brand em không?" — một xưởng có lưu hồ sơ sản xuất sẽ trả lời được ngay; một nơi không lưu gì sẽ trả lời vòng.
Bốn câu này cũng là bốn câu nên hỏi khi đi thăm xưởng lần đầu, cùng lúc với việc nhìn máy móc và nhà xưởng. Người nhận đơn thay xưởng khác thường trả lời rất trôi ở câu 1 và bắt đầu vòng vo ở câu 4.
Lưu hồ sơ lô hàng thế nào cho đỡ mất công?
Nguyên tắc: một lô hàng, một thư mục, đặt tên bằng mã lô, và không xoá sau khi bán hết. Thư mục đó chỉ cần bốn thứ, tất cả đều là ảnh chụp hoặc file PDF:
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký (kể cả bản chụp);
- Hoá đơn của xưởng và của nhà cung cấp vải nếu có;
- Biên bản giao hàng từng đợt;
- Ảnh chụp nhãn hàng hoá và hangtag của chính lô đó — vì nội dung nhãn có thể đổi giữa các lô, và bạn cần chứng minh cái nhãn của lô này.
Thời gian lưu nên tính bằng năm, không phải bằng mùa. Chứng từ kế toán có thời hạn lưu trữ riêng theo pháp luật kế toán và thuế, còn hàng thì có thể quay lại tìm bạn muộn hơn nhiều so với lúc bán — một cái áo bị khách khiếu nại, một lô ký gửi ở shop khác chưa trả về, một đợt rà soát của cơ quan thuế sau khi quyết toán. Nếu bạn bán sỉ hoặc ký gửi cho shop khác, hãy nhớ hàng của bạn khi đó nằm trong kho người khác — và người bị hỏi trước là họ, người phải chứng minh được lại là bạn.
Còn hợp quy và dấu CR là một bộ hồ sơ khác, phục vụ mục đích khác: chứng minh sản phẩm dệt may đạt giới hạn an toàn hoá chất, không phải chứng minh hàng từ đâu ra. Hai bộ này không thay thế nhau — xem áo thun local brand có phải công bố hợp quy, gắn dấu CR không.
Về HYPO
HYPO GROUP là Công ty Cổ phần, mã số thuế 0319366305, xưởng tại F10/37 Lại Hùng Cường, xã Tân Vĩnh Lộc, TP.HCM. Nghĩa là mọi đơn hàng đều có pháp nhân đứng tên, có hợp đồng gia công bằng văn bản, có hoá đơn và có biên bản giao hàng theo từng đợt — ba trong năm nhóm chứng từ nêu ở bài này ra đời ngay trong quá trình sản xuất, không phải đi xin lại sau.
Về sản xuất, HYPO nhận MOQ khoảng 50 áo/mã cho các dòng core tee, short, pants; may mẫu trong 3–5 ngày; in tại xưởng bằng máy DTG Brother GTX, DTF, thêu vi tính và khắc laser; qua 3 trạm kiểm chất lượng với mục tiêu tỷ lệ lỗi dưới 2%.
Nói thẳng phần chúng tôi không làm: HYPO là đơn vị sản xuất, không phải đơn vị tư vấn pháp lý hay dịch vụ kế toán. Chúng tôi cung cấp đúng phần chứng từ thuộc về khâu sản xuất và thông tin thành phần chất liệu để bạn tự hoàn thiện hồ sơ của brand. Phần công bố hợp quy, kê khai thuế và soạn nội dung nhãn cho đúng luật vẫn thuộc trách nhiệm của đơn vị đứng tên hàng hoá — tức là bạn.
Đang chuẩn bị lô hàng đầu tiên?
Nhắn HYPO qua Zalo, mô tả sản phẩm và quy mô đơn bạn định làm — nhận tư vấn chất liệu, kỹ thuật in, MOQ và danh sách chứng từ nên yêu cầu xưởng ngay từ lúc đặt cọc. Miễn phí, không cần chốt gì cả.
Nhắn Zalo 0888 599 919 Thử công cụ tính giáCâu hỏi thường gặp
Bán quần áo tự sản xuất cần giấy tờ gì để chứng minh nguồn gốc?
Hàng may trong nước không cần C/O. Bộ tối thiểu gồm: hợp đồng gia công hoặc hợp đồng đặt hàng với xưởng, hoá đơn của xưởng (và hoá đơn vải, phụ liệu nếu bạn tự mua nguyên liệu), chứng từ giao nhận theo lô như biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho, cùng nhãn hàng hoá ghi đúng quy định trên chính sản phẩm. Khoản 13 Điều 3 Nghị định 98/2020/NĐ-CP liệt kê các căn cứ xác định nguồn gốc gồm thông tin trên nhãn, bao bì, tài liệu kèm theo hàng hoá, chứng từ chứng nhận xuất xứ, hợp đồng, hoá đơn mua bán, tờ khai hải quan và giấy tờ khác chứng minh quyền sở hữu hợp pháp đối với hàng hoá.
Không có hoá đơn đầu vào thì có bị coi là hàng không rõ nguồn gốc không?
Không tự động, vì hoá đơn chỉ là một trong nhiều căn cứ mà luật liệt kê. Nhưng nếu không có bất kỳ chứng từ nào khác nối được lô hàng với nơi sản xuất — không hợp đồng, không biên bản giao hàng, không nhãn ghi đơn vị chịu trách nhiệm — thì rủi ro bị xác định là hàng không rõ nguồn gốc, xuất xứ là rất cao. Ngoài ra, thiếu hoá đơn đầu vào còn là vấn đề riêng ở khâu thuế, tách biệt với khâu kiểm tra thị trường.
Bán quần áo không rõ nguồn gốc bị phạt bao nhiêu tiền?
Theo Điều 17 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, mức phạt với cá nhân đi theo giá trị hàng hoá vi phạm, từ cảnh cáo hoặc 300.000–500.000 đồng khi lô hàng dưới 1 triệu đồng, lên tới 40–50 triệu đồng khi lô hàng từ 100 triệu đồng trở lên. Tổ chức vi phạm bị phạt gấp hai lần cá nhân theo khoản 4 Điều 4. Ngoài phạt tiền còn có hình thức bổ sung là tịch thu tang vật, nghĩa là mất luôn lô hàng.
Xưởng may không xuất hoá đơn thì mình phải làm sao?
Hỏi rõ lý do trước: xưởng là hộ kinh doanh nhỏ, hay chỉ là nhóm thợ nhận việc không có pháp nhân. Nếu xưởng không có pháp nhân, tối thiểu hãy giữ hợp đồng đặt hàng có chữ ký, biên bản giao hàng ghi rõ mã hàng và số lượng, cùng chứng từ chuyển khoản. Nhưng đây là phương án vá, không thay thế được hoá đơn ở khâu thuế. Nếu brand đã có pháp nhân và định làm đường dài, chọn xưởng xuất được hoá đơn rẻ hơn về lâu dài.
Hàng tự sản xuất trong nước có cần giấy chứng nhận xuất xứ C/O không?
Không. C/O là chứng từ dùng cho hàng hoá xuất nhập khẩu để hưởng ưu đãi thuế quan hoặc chứng minh xuất xứ khi qua biên giới. Hàng may tại Việt Nam và bán tại Việt Nam chứng minh nguồn gốc bằng chuỗi chứng từ sản xuất trong nước: hợp đồng, hoá đơn, chứng từ giao nhận và nhãn hàng hoá.
Phải lưu hồ sơ nguồn gốc lô hàng trong bao lâu?
Lưu chừng nào hàng còn trong kho hoặc còn trong thời gian đổi trả, cộng thêm thời hạn lưu trữ chứng từ theo pháp luật kế toán và thuế — tính bằng nhiều năm chứ không phải vài tháng. Cách an toàn cho local brand: mỗi lô một thư mục số hoá gồm hợp đồng, hoá đơn, biên bản giao hàng và ảnh nhãn, đặt tên theo mã lô, không xoá sau khi bán hết hàng.
Hàng nhập từ Quảng Châu về gắn mác brand mình thì chứng minh nguồn gốc thế nào?
Hàng nhập khẩu chứng minh bằng bộ chứng từ nhập khẩu, trong đó tờ khai hải quan là gốc, kèm hợp đồng và hoá đơn thương mại. Hàng gom qua dịch vụ order theo đường tiểu ngạch thường không có bộ chứng từ này nên rủi ro cao hơn hẳn hàng đặt may trong nước. Gắn tên brand lên hàng nhập là hợp pháp, nhưng ghi xuất xứ sai trên nhãn thì không.