Lên TikTok Shop cần chuẩn bị bao nhiêu hàng? Bài toán tồn kho nhìn từ xưởng may

Đừng đếm bằng số áo. Đếm bằng số ngày bán. Số hàng cần có trước khi bật shop = tốc độ bán mỗi ngày × (thời gian bổ sung hàng + 7 ngày đệm). Nếu bổ sung bằng cách in thêm lên phôi trơn có sẵn, con số đó rơi vào 12–14 ngày bán. Nếu phải may lô mới, nó nhảy lên khoảng 30 ngày bán. Lý do rất đơn giản và rất phũ: sàn tính hạn giao hàng bằng giờ, còn xưởng may tính bằng tuần — và người đứng giữa hai con số đó là bạn.

Có một buổi tối mà nhiều chủ brand mới nhớ rất lâu. Video lên 200 nghìn view lúc gần nửa đêm, giỏ hàng nổ liên tục, điện thoại rung tới mức phải úp xuống bàn. Đến 1 giờ sáng thì niềm vui đổi màu: kiểm lại kho, size M của mã bán chạy nhất còn đúng 4 cái. Video vẫn đang chạy. Khách vẫn đang vào. Và câu duy nhất có thể làm lúc đó là ngồi nhìn — vì lô hàng tiếp theo, dù có gọi xưởng ngay lúc đó, cũng phải hai tuần nữa mới về.

Cú viral đầu tiên hiếm khi giết một brand vì sản phẩm xấu. Nó giết vì hàng không có ở đúng cái đêm nó cần có.

Cần bao nhiêu hàng thì đủ để bật shop? Công thức tính theo số ngày bán

Công thức: Tồn cần có = tốc độ bán mỗi ngày × (lead time bổ sung hàng + 7 ngày đệm). Bảy ngày đệm là khoảng dôi cho những thứ luôn xảy ra: duyệt file in lại, vải về trễ, lễ tết, xe giao hàng kẹt, hoặc đơn giản là bạn phát hiện muộn rằng hàng sắp hết.

Cái làm công thức này nặng hay nhẹ nằm ở vế giữa. Với local brand, "bổ sung hàng" không phải một con số mà là ba con số rất khác nhau, tuỳ vào việc bạn đang bổ sung cái gì:

Thử đặt số vào. Giả sử shop bán đều 8 áo mỗi ngày — mức rất bình thường với một brand mới có video chạy ổn, không viral. Nếu bạn restock bằng cách in thêm lên phôi: 8 × 14 = 112 áo phải nằm trong kho tại thời điểm bạn đặt hàng lại. Nếu mã đó phải may mới: 8 × 30 = 240 áo.

Bây giờ nhìn lại con số quen thuộc nhất trong nghề: MOQ 50 áo một mã. Ở tốc độ 8 áo/ngày, cả lô đó là 6 ngày bán. Sáu ngày.

50 áo một mã là con số để đo xem thị trường có muốn mẫu này không. Nó chưa bao giờ là con số để chạy một chiến dịch video.

Đó không phải lỗi của MOQ, và cũng không phải lý do để đặt lô lớn ngay từ đầu. Lô nhỏ đầu tiên vẫn đúng — nó rẻ, nó cho bạn số liệu thật thay vì dự đoán. Cái sai là dừng lại ở đó: đo xong, thấy mẫu bán được, rồi vẫn đẩy ngân sách video mạnh lên trong khi kho vẫn chỉ có 50 cái. Ngày đo và ngày chạy là hai giai đoạn khác nhau, và giữa chúng bắt buộc phải có một lô sâu hơn.

Vì sao sàn không chờ xưởng may? Sàn đếm bằng giờ, xưởng đếm bằng tuần

Vì đồng hồ của sàn bắt đầu chạy từ lúc khách bấm mua, không phải từ lúc bạn có hàng. Theo bộ quy tắc vận hành áp dụng cho người bán TikTok Shop tại Việt Nam từ 01/12/2025: đơn đặt trước 18:00 phải chuyển sang trạng thái đã vận chuyển trước 23:59 cùng ngày làm việc; đơn đặt sau 18:00 thì hạn là 11:59 ngày làm việc kế tiếp. Không một quy trình sản xuất nào chạy kịp khung đó — kể cả in DTG, thứ nhanh nhất trong xưởng.

Hai chỉ số nữa quyết định shop của bạn sống dễ hay sống khổ:

• Tỷ lệ huỷ đơn do lỗi người bán (SFCR) — được khuyến nghị giữ dưới 2,5%. Huỷ vì "hết hàng" nằm trọn trong nhóm lỗi người bán.
• Tỷ lệ giao hàng trễ (LSR) — từ khoảng 10% trở lên thì shop có thể bị đưa vào diện hạn chế, kèm theo mất nhãn giao nhanh và tụt hiển thị.

Con số 2,5% nghe rộng rãi cho tới khi bạn đặt nó cạnh quy mô thật của một brand mới. Bán 8 đơn/ngày thì một tuần là khoảng 56 đơn — huỷ 2 đơn đã là 3,6%. Hai lần trả lời khách "dạ shop hết size rồi, cho em huỷ nhé" là đủ vượt ngưỡng.

Sàn không phạt bạn vì bán ít. Sàn phạt bạn vì nhận đơn rồi không giao được.

Bán hàng đặt trước (pre-order) trên sàn có sống được không?

Trên TikTok Shop thì gần như không. Trên Shopee thì được nhưng phải trả giá. Shopee có hình thức hàng đặt trước với thời gian chuẩn bị dài hơn hẳn — tài liệu hướng dẫn người bán nêu mức khoảng 7 đến tối đa 15 ngày — nhưng sản phẩm đặt trước bị đặt cạnh hàng chục shop giao trong 2 ngày, và khách mua áo thun hiếm khi kiên nhẫn.

Điều này không có nghĩa pre-order là mô hình tồi. Nó chỉ có nghĩa pre-order thuộc về kênh khác: fanpage, website riêng, các đợt mở bán theo drop — nơi bạn kiểm soát được kỳ vọng, nói rõ ngày giao, và khách mua vì muốn chiếc áo đó chứ không phải vì nó rẻ và tới nhanh.

Cách nhiều brand làm tỉnh táo: gom nhu cầu bằng pre-order trên kênh riêng để biết mẫu nào đáng làm, rồi đặt lô sản xuất, hàng về mới đưa lên sàn. Sàn là nơi bán hàng có sẵn. Kênh riêng là nơi thăm dò.

Ba cái bẫy tồn kho chỉ lộ ra sau lô hàng đầu tiên

Bẫy 1: Còn 40 áo trong kho nhưng thực chất đã hết hàng

Tồn kho thời trang chết theo từng size, không chết theo tổng số áo. Báo cáo hiện "còn 40" nghe rất yên tâm, cho tới khi bạn mở ra: 3 áo size S, 2 áo size M, 35 áo size 2XL. Size chủ lực đã hết. Khách từ video vẫn bấm vào sản phẩm, thấy size mình bị xám, rồi thoát — quảng cáo vẫn tiêu tiền, lượt xem vẫn chạy, chỉ có đơn là không ra.

Đây là lý do tỷ lệ size khi đặt may quan trọng ngang chuyện chọn vải. Đặt 50 áo chia đều 5 size nghe công bằng, nhưng thị trường không mua công bằng. Và khi lô sau về, cái bạn cần bổ sung thường không phải "thêm 50 áo" mà là "thêm 30 áo size M".

Bẫy 2: Một kho, ba kênh bán, và những đơn không tồn tại

Bán đồng thời TikTok Shop, Shopee và fanpage trên cùng một kho mà đồng bộ tồn bằng tay là công thức chắc chắn dẫn tới bán vượt. Chiếc áo size M cuối cùng bị bán hai lần trong cùng một buổi tối, và bạn chỉ phát hiện lúc đóng gói sáng hôm sau. Một đơn buộc phải huỷ — lỗi tính về phía người bán.

Với brand còn nhỏ, không cần phần mềm đắt tiền. Cần đúng ba thứ: một file tồn kho duy nhất được coi là bản gốc, một người duy nhất được sửa nó, và thói quen trừ tồn ngay khi đơn phát sinh chứ không phải cuối ngày. Đa số sự cố bán vượt của brand nhỏ đến từ khoảng trống vài tiếng giữa lúc đơn về và lúc ai đó nhớ ra phải trừ kho.

Bẫy 3: Video sống đúng lúc kho chết

Một video chạy tốt tạo nhu cầu trong 24–72 giờ, còn xưởng may cần 2–4 tuần để trả lời nhu cầu đó. Khoảng lệch này không thể xoá, chỉ có thể chuẩn bị trước.

Thực tế đau hơn con số: video viral không chờ bạn. Khi hết hàng, bạn phải tắt sản phẩm hoặc để khách đặt rồi huỷ — cách nào cũng làm hỏng đà đang có. Đến lúc lô mới về sau ba tuần, video đó đã hết vòng đời, và bạn phải bỏ tiền làm lại từ đầu để bán chỗ hàng vừa nhập.

Giữ đệm ở đâu cho rẻ: giữ áo thành phẩm, giữ phôi hay giữ vải?

Tồn kho của một brand thời trang không chỉ có một dạng — nó có ba tầng, và hầu hết brand mới chỉ dùng tầng đắt nhất. Ba tầng đó là áo thành phẩm, phôi trơn chưa in, và vải chưa cắt. Càng lùi về sau, mỗi áo càng rẻ và càng linh hoạt, nhưng thời gian để biến nó thành hàng giao được càng dài.

Chiến lược thực dụng cho brand mới là chia đệm chứ không dồn một chỗ: giữ hàng thành phẩm cho những mã và size đã có dữ liệu bán chạy, và lùi phần còn lại xuống tầng phôi. Khi một mẫu bất ngờ chạy, bạn không phải chờ cả chu kỳ may — chỉ cần in bổ sung lên phôi có sẵn. Ở HYPO, khâu in nằm ngay trong xưởng (2 máy DTG Brother GTX, 2 dàn DTF, 4 máy thêu, máy khắc laser), nên bước từ phôi sang thành phẩm là bước ngắn nhất trong toàn bộ chuỗi.

Nhưng phải nói thẳng một điều để bạn không kỳ vọng sai: in nhanh không cứu được đơn lẻ. Không xưởng nào — kể cả xưởng có máy in tại chỗ — kịp in và giao một chiếc áo trong khung vài tiếng mà sàn yêu cầu. Tầng phôi là công cụ để restock nhanh, không phải để fulfil từng đơn. Hàng bán trên sàn vẫn phải nằm sẵn trong kho của bạn.

Sáu việc phải xong ở khâu sản xuất trước khi bấm bật shop

Có những thứ không thể làm bù sau khi đơn đã về. Đây là danh sách rút ra từ việc nhìn brand nào lên sàn trơn tru, brand nào loay hoay tuần đầu:

Lô đầu lên sàn nên đặt bao nhiêu mã, mỗi mã bao nhiêu cái?

Ít mã, sâu size — ngược hẳn với bản năng của phần lớn người mới. Cảm giác tự nhiên là làm 5 mã cho shop "trông có hàng". Nhưng 5 mã × 50 cái chia cho 5 size nghĩa là mỗi ô chỉ còn khoảng 10 chiếc, và bạn vừa chia vốn thành năm phần, vừa đảm bảo rằng bất kỳ mẫu nào chạy tốt cũng sẽ hết size chủ lực trong vài ngày.

Lộ trình gọn hơn:

1. Giai đoạn đo (2–4 tuần). 2–3 mã, mỗi mã ở mức MOQ, chia size theo tỷ lệ thị trường chứ không chia đều. Chưa đẩy mạnh ngân sách. Mục tiêu duy nhất: biết tốc độ bán mỗi ngày và size nào chạy.
2. Giai đoạn chọn. Giữ lại 1–2 mã bán tốt nhất, bỏ phần còn lại không tiếc. Ba mẫu đều đều thua một mẫu có người thật sự muốn mua.
3. Giai đoạn chạy. Đặt lô sâu cho mã thắng theo đúng công thức số ngày bán ở đầu bài, rồi mới tăng ngân sách video. Không làm ngược thứ tự này.

Và một phép tính nên làm trước tất cả: điểm hoà vốn của bạn nằm ở đâu. Biết mỗi mã phải bán bao nhiêu chiếc mới hết lỗ sẽ thay đổi hoàn toàn cách bạn quyết định đặt sâu hay đặt mỏng.