May đồng phục công sở cho doanh nghiệp: mỗi người mấy bộ, chọn vải gì, chi phí có được trừ?

Một đơn đồng phục công sở được quyết định bởi ba con số, và không con số nào trong đó là giá may một chiếc áo. Mấy bộ một người — tính bằng lịch giặt của nhân viên chứ không bằng ngân sách, thực tế phổ biến là 2 bộ cho người ngồi văn phòng và 3 bộ cho người tiếp khách mỗi ngày. Vải gì — đặt bằng tỷ lệ pha, kiểu dệt và định lượng, đừng đặt bằng tên gọi thương mại như “kate silk” hay “kate ford”. Và hoá đơn — theo quy định thuế đang áp dụng, chi trang phục cho người lao động bằng tiền bị khống chế 5 triệu đồng mỗi người mỗi năm, còn chi bằng hiện vật có hoá đơn chứng từ hợp pháp thì không bị khống chế mức đó. Bài này đi qua cả ba, cộng thêm phần mà không báo giá nào nhắc: vì sao một bộ đồng phục may đẹp vẫn có thể nằm trong tủ nhân viên suốt năm.

Đồng phục công sở là đơn hàng gì, khác đơn áo thun đồng phục ở chỗ nào?

Khác ở chỗ đồng phục công sở là hàng dệt thoi may theo dáng người, còn áo thun đồng phục là hàng dệt kim co giãn tha thứ cho sai số. Chiếc áo thun rộng hơn một chút thì người mặc vẫn thấy ổn, vì vải giãn theo cơ thể. Chiếc sơ mi rộng hơn một chút thì nhìn thấy ngay: vai tụt, nách chảy, thân phồng lên dưới lớp áo khoác. Cùng một sai số hai centimet, ở áo thun là chuyện nhỏ, ở sơ mi là chuyện phải may lại.

Đó là lý do một đơn đồng phục công sở đắt hơn đơn áo thun cùng số lượng nhiều hơn mức người mua tưởng. Bạn không trả thêm cho vải — bạn trả thêm cho số chi tiết. Một chiếc áo thun cơ bản có chừng năm sáu mảnh rập. Một chiếc sơ mi có thân trước hai mảnh, thân sau, cầu vai, hai tay, hai măng sét, hai trụ tay, hai lá cổ, chân cổ, nẹp áo, túi — cộng thêm mex ép, cộng thêm cúc, cộng thêm khuyết. Mỗi mảnh là một lần cắt, một lần ủi định hình, một lần may. Bài về may áo sơ mi đã tách từng cụm ra, ở đây chỉ cần nhớ một điều: giá đồng phục công sở đi theo số chi tiết, không đi theo mét vải.

Và có một khác biệt nữa mà bên đặt hay bỏ qua. Đơn áo thun đồng phục là đơn đồng loạt: một mẫu, vài size, in một vị trí. Đơn đồng phục công sở gần như luôn là đơn nhiều nhóm: lễ tân mặc khác kế toán, sale đi gặp khách mặc khác kỹ thuật viên ngồi phòng máy, nam mặc khác nữ, và trong nhóm nữ còn có người cần chân váy, người chỉ mặc quần. Bạn nghĩ mình đang đặt một đơn hàng, thực ra bạn đang đặt bốn đến sáu mã sản phẩm khác nhau — và ở hầu hết xưởng, số lượng tối thiểu được tính theo mã chứ không theo tổng đơn.

Mỗi nhân viên nên đặt mấy bộ đồng phục công sở?

Con số đó không tính bằng ngân sách, mà tính bằng lịch giặt. Một tuần làm việc năm ngày. Áo sơ mi mặc một ngày là phải giặt — không ai mặc lại áo sơ mi ngày thứ hai. Vậy số bộ tối thiểu là số áo đủ để nhân viên đi làm đủ tuần với tần suất giặt mà họ thực sự làm được ở nhà. Hai áo nghĩa là giặt hai lần một tuần và ủi hai lần. Ba áo nghĩa là gom giặt một lần cuối tuần. Bốn áo trở lên là mặc thoải mái, gần như không phải nghĩ.

Còn quần và chân váy thì khác hẳn. Người ta mặc lại quần được, mặc lại áo thì không. Một chiếc quần tây hoặc chân váy sạch dùng được hai đến ba ngày trước khi cần giặt, nên tỷ lệ hợp lý gần như luôn là nhiều áo hơn quần. Đặt “ba bộ” theo nghĩa ba áo ba quần cho mỗi người là cách phổ biến nhất để tiêu tiền vào phần ít dùng nhất của bộ đồ.

Câu hỏi đi kèm là bao lâu thay một lượt. Thông lệ ở phần lớn doanh nghiệp là một năm một đợt, và rà soát lại số đo mỗi sáu đến mười hai tháng vì cân nặng nhân sự thay đổi. Nhưng đừng lấy mốc thời gian làm chuẩn duy nhất. Chuẩn thật là ba dấu hiệu nhìn thấy được: cổ áo và măng sét sờn cạnh, màu bạc thấy rõ khi treo cạnh áo mới, và vết ố vàng ở nách không giặt ra nữa (vì sao áo bị ố vàng nách là một bài riêng). Áo tới ba dấu hiệu đó thì thay ngay, đừng chờ hết chu kỳ — một người mặc áo sờn đi gặp khách làm hỏng đúng cái việc mà bộ đồng phục sinh ra để làm.

Đồng phục công sở nên may vải gì, và vì sao đừng đặt vải bằng tên gọi?

Sơ mi công sở ở Việt Nam gần như đều nằm trong nhóm vải pha cotton với polyester dệt thoi, và toàn bộ khác biệt về cảm giác mặc nằm ở tỷ lệ pha. Polyester càng nhiều thì áo càng phẳng, càng ít nhăn, càng bền màu, càng nhanh khô — và càng bí. Cotton càng nhiều thì càng mát, càng thấm mồ hôi, mặc cả ngày càng dễ chịu — và càng nhăn, càng co sau giặt, càng phải ủi. Không có loại vải nào thắng cả hai vế. Mọi lời chào “vải này vừa mát vừa không nhăn” đều là một sự thoả hiệp đã được chọn sẵn cho bạn, và bạn nên là người chọn.

Bây giờ tới phần quan trọng hơn cả bảng trên. Trên thị trường Việt Nam, vải sơ mi đồng phục thường được gọi bằng tên: kate silk, kate ford, kate Mỹ, kate bamboo, và vài chục cái tên khác tuỳ nhà cung cấp. Những cái tên đó mô tả đúng một xu hướng — kate silk nghiêng polyester nên trơn bóng và ít nhăn nhưng bí, kate ford nhiều cotton hơn nên thoáng hơn, kate Mỹ cotton cao nên mềm và thấm tốt, kate bamboo là nhóm cao cấp. Nhưng chúng không phải một hệ tiêu chuẩn. Không có văn bản nào quy định kate ford phải là bao nhiêu phần trăm cotton. Hai nhà cung cấp cùng bán “kate ford” hoàn toàn có thể giao cho bạn hai tỷ lệ pha khác nhau, hai định lượng khác nhau, hai mức co rút khác nhau — và cả hai đều không sai, vì đó chỉ là cách gọi theo nguồn vải.

Vì sao phải khó tính tới mức đó với một đơn đồng phục? Vì đồng phục là hàng lặp lại. Chiếc áo bạn đặt hôm nay, sang năm bạn sẽ đặt bổ sung cho người mới. Nếu lần đầu bạn đặt bằng cái tên “kate ford màu xanh navy”, thì lần thứ hai bạn không có gì để đối chiếu, và khả năng cao là bạn nhận về một sắc navy lệch nhẹ so với lô cũ — đứng riêng thì không thấy, xếp hàng chụp ảnh công ty thì thấy ngay (lệch màu giữa các lô nhuộm là chuyện bình thường của ngành, không phải xưởng làm ẩu). Ba con số cộng với mã màu và tên nhà cung cấp ghi vào hợp đồng là thứ duy nhất giúp bạn đặt lại đúng.

Một chi tiết nhỏ nhưng quyết định độ “chỉn chu” của áo sơ mi mà ít bên đặt hỏi tới: mex ép ở cổ và măng sét. Cùng một loại vải, áo có mex tốt thì cổ đứng, cạnh sắc, giặt vài chục lần vẫn phẳng; áo có mex rẻ thì sau mươi lần giặt cổ bắt đầu gợn sóng và bong lớp keo thành từng vệt. Đây là chỗ cắt chi phí kín nhất trong một báo giá sơ mi, vì lúc nhận hàng nhìn không ra, ba tháng sau mới lộ. Khi so hai báo giá lệch nhau, hãy hỏi thẳng loại mex và cách ép.

Chi phí may đồng phục có được tính vào chi phí được trừ không, phát tiền hay phát áo?

Theo quy định thuế đang áp dụng, phần chi trang phục cho người lao động bằng tiền vượt quá 5 triệu đồng mỗi người mỗi năm thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Còn chi bằng hiện vật — tức là doanh nghiệp mua đồng phục thật rồi phát cho nhân viên — thì không bị khống chế theo mức đó, với điều kiện có hoá đơn, chứng từ hợp pháp. Nói cách khác, cái trần 5 triệu mà nhiều người tưởng áp cho mọi khoản đồng phục, thực ra chỉ áp cho hình thức phát tiền.

Hệ quả thực tế của cái bảng trên khá phũ phàng với thói quen phổ biến: phát tiền là cách vừa đắt hơn về thuế vừa hỏng hơn về hình ảnh. Doanh nghiệp phát tiền thường nghĩ mình đang linh hoạt và tiết kiệm công quản lý. Nhưng đổi lại, phần chi vượt trần thì bị loại khỏi chi phí được trừ, phần vượt còn được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động, và cái nhận về là mười lăm chiếc sơ mi trắng mua ở mười lăm chỗ khác nhau — khác nhau về sắc trắng, về độ dày, về kiểu cổ. Đứng chụp ảnh công ty là thấy.

Đây cũng là chỗ mà việc xưởng có xuất được hoá đơn hay không thôi là chuyện phụ trợ và trở thành một phần của quyết định mua. Nếu bạn chọn một xưởng báo giá rẻ hơn mười phần trăm nhưng không xuất hoá đơn, thì toàn bộ khoản chi đó có nguy cơ không được tính vào chi phí được trừ — và mười phần trăm tiết kiệm được rất dễ nhỏ hơn phần thuế phát sinh. Bài về hoá đơn khi làm việc với xưởng may đi sâu vào phần chứng từ; ở đây chỉ cần chốt một câu: với đơn đồng phục cho doanh nghiệp có pháp nhân, hỏi về hoá đơn ngay ở email báo giá đầu tiên, đừng để tới lúc thanh toán.

Lấy size cho vài chục con người thế nào để không phải may lại?

Cách đúng là cho người ta mặc thử một bộ size mẫu rồi tự chọn, chứ không phải phát cái bảng số đo rồi bảo mọi người tự đo bằng thước dây. Số đo cơ thể không dịch thẳng ra size, vì giữa hai thứ đó còn hai biến mà bảng số đo không bắt được: lượng cử động mà bộ rập đã cộng vào, và sở thích của người mặc muốn ôm hay muốn rộng. Hai người cùng vòng ngực 92 có thể chọn hai size khác nhau và cả hai đều đúng.

Nhóm nữ là chỗ đắt giá nhất của quy trình này. Áo sơ mi nữ thường có chiết eo, nghĩa là bộ rập không chỉ chạy theo vòng ngực mà còn theo chênh lệch giữa ngực, eo và mông. Hai người cùng vòng ngực nhưng khác vòng eo sẽ mặc cùng một size với hai cảm giác hoàn toàn khác nhau — một người thấy vừa, một người thấy bó ở eo và bung nút ở ngực. Không có bảng số đo nào giải quyết được chuyện đó từ xa. Chỉ có mặc thử. Và nếu ngân sách cho phép, hãy hỏi xưởng xem bộ rập nhảy size có tách riêng cho nữ hay chỉ là bản thu nhỏ của rập nam — câu trả lời nói lên rất nhiều về xưởng đó.

Một lưu ý về dung sai mà bên đặt nên biết trước để đỡ bực: hàng may công nghiệp luôn có sai số cho phép, thường tính bằng centimet cho từng vị trí đo, chứ không phải mọi chiếc áo cùng size đều giống hệt nhau tới từng milimet. Xưởng nghiêm túc sẽ ghi rõ mức dung sai trong bảng thông số trước khi sản xuất. Bạn nên hỏi con số đó trước, vì sau khi hàng về mà mới tranh luận thế nào là “may đúng” thì không còn cơ sở nào để đối chiếu — đây cũng là bài học chung của mọi đơn hàng may, không riêng đồng phục (xem khi hàng không giống mẫu đã duyệt).

Nên đặt dư bao nhiêu bộ, và vì sao thiếu đắt hơn dư?

Hãy đặt dư khoảng một phần mười số lượng, dồn vào các size phổ biến nhất, và đừng nghĩ đó là lãng phí — đó là bảo hiểm rẻ nhất bạn mua được cho đơn hàng này. Lý do rất cơ học: đặt bổ sung mười chiếc áo sau sáu tháng gần như luôn đắt hơn nhiều so với may thừa mười chiếc ngay từ đầu, và tệ hơn, mười chiếc đó có thể không giống hệt lô cũ.

Ba thứ xảy ra khi bạn quay lại đặt bổ sung một lô nhỏ. Thứ nhất, số lượng đó thường không đạt số lượng tối thiểu của xưởng, nên hoặc bị từ chối, hoặc bị tính đơn giá cao hơn hẳn. Thứ hai, vải có thể đã hết lô, và lô mới — dù cùng mã màu — vẫn có thể lệch sắc so với lô cũ. Thứ ba, chi phí cố định của một lần chạy chuyền không chia được cho mười cái: cùng công đoạn trải vải, cắt, canh máy, ủi, đóng gói, nhưng chia cho mười sản phẩm thay vì hai trăm. Bài về đặt lại lô hàng phân tích kỹ phần này.

Đặt dư ở đâu cũng có logic riêng. Đừng rải đều mỗi size vài chiếc — hãy dồn vào hai size chiếm tỷ trọng lớn nhất trong file của bạn, thường là M và L, vì người mới tuyển rơi vào hai size đó với xác suất cao nhất. Và đừng bỏ qua nhóm size lớn: nếu công ty có người mặc 2XL hay 3XL, hãy hỏi xưởng ngay từ đầu, vì size lớn thường phải nhảy rập riêng chứ không phải phóng to bản thường, và làm bổ sung một chiếc 3XL sau này là việc gần như không xưởng nào muốn nhận.

Vì sao nhân viên nhận đồng phục xong lại treo trong tủ?

Vì bộ đồ được duyệt bởi người không phải mặc nó tám tiếng mỗi ngày. Đây là thất bại phổ biến nhất và tốn kém nhất của một chương trình đồng phục: tiền đã chi đủ, hàng đã về đủ, và tỷ lệ người thực sự mặc thì rơi xuống một nửa sau ba tháng. Không ai báo cáo chuyện đó lên, vì nó không phải là một sự cố — nó chỉ là một sự im lặng.

Xếp theo tần suất, lý do người ta không mặc gần như luôn nằm trong bốn nhóm này, và ba nhóm đầu đều là thứ có thể ngăn được từ khâu duyệt mẫu.

Cách xử lý hiệu quả nhất mà cũng dễ làm nhất là cho nhân viên tham gia vào lựa chọn, nhưng trong khuôn khổ. Đừng mở một cuộc bình chọn tự do — ba mươi người sẽ cho ra ba mươi ý kiến và bạn sẽ phải chiều một cái không ai thích. Hãy làm ngược lại: bộ phận phụ trách cùng xưởng lọc trước xuống đúng hai phương án đã cân nhắc đủ vải, giá và lịch, cho một nhóm đại diện gồm cả nam lẫn nữ, cả người trẻ lẫn người lớn tuổi mặc thử cả hai, rồi chọn. Hai phương án là đủ để người ta thấy mình được hỏi, và đủ hẹp để quyết định không vỡ.

Có một chi tiết nhỏ, gần như không tốn tiền, mà tạo khác biệt lớn về mức độ mặc: cho phép một mức tuỳ chọn cá nhân trong khuôn khổ đã duyệt. Ví dụ cùng một mẫu áo nhưng cho chọn tay ngắn hay tay dài; cùng một màu nhưng nữ được chọn quần hoặc chân váy. Chi phí thêm gần như bằng không nếu chốt ngay từ đầu và gộp vào cùng lô, nhưng cảm giác của người mặc thì khác hẳn giữa “tôi được phát một bộ” và “tôi chọn bộ của tôi”.

Logo công ty đặt ở đâu trên áo sơ mi, và nên thêu hay in?

Trên đồng phục công sở, thêu là lựa chọn mặc định vì nó bền qua giặt và nhìn chỉn chu hơn, nhưng chỉ khi logo được đơn giản hoá cho đúng cỡ nhỏ — còn vị trí thì gần như luôn là ngực trái, cao hơn điểm mà bạn nghĩ. Thêu vi tính nằm trong vải nên không bong tróc, chịu được giặt ủi hàng trăm lần, và trên nền vải sơ mi thì mũi chỉ bắt sáng đẹp. Đổi lại, thêu không tả được chi tiết mảnh và màu chuyển: một logo có chữ nhỏ dưới ba milimet, có đường viền mảnh, hoặc có nền chuyển màu thì lên chỉ sẽ thành một cục.

Chỗ dễ hỏng nhất khi thêu lên sơ mi lại không phải là hình thêu, mà là mặt trái của nó. Vải sơ mi mỏng hơn vải áo thun nhiều. Một logo thêu dày, mật độ mũi cao, sẽ làm mặt vải quanh nó rúm lại, và nếu áo màu sáng thì lớp keo lót thêu có thể lộ mờ mờ khi soi ngược sáng. Cách xử lý là yêu cầu xưởng giảm mật độ mũi, dùng chỉ mảnh, và bắt buộc duyệt mẫu thêu trên đúng loại vải sẽ may, chứ không duyệt trên miếng vải mẫu dày hơn cho dễ nhìn.

Về vị trí, ba điều bên đặt hay làm sai. Một là đặt logo quá thấp — ngực trái đúng chuẩn nằm ngang tầm nách, thấp hơn thì khi cài nút áo khoác hoặc đeo dây thẻ nhân viên là bị che. Hai là đặt logo to bằng cỡ trên áo thun sự kiện; trên sơ mi công sở, logo nhỏ và sắc luôn nhìn đắt hơn logo to. Ba là quên mất chiếc nhãn mác trong cổ áo và nhãn in tagless: đó mới là chỗ ghi thành phần vải và hướng dẫn giặt, và với đồng phục doanh nghiệp thì cái nhãn hướng dẫn giặt đúng còn giúp áo sống lâu hơn cả lớp thêu. Nếu công ty cần tên riêng từng người, đừng thêu tên lên áo — hãy dùng thẻ tên rời gắn ngoài, vì người nghỉ việc thì áo còn dùng lại được, còn áo đã thêu tên thì thành giẻ.

Một đơn đồng phục công sở chạy bao lâu, qua những bước nào?

Với đơn vài chục tới vài trăm bộ, phần may thường là phần ngắn nhất — cái làm nên tổng thời gian là vòng duyệt mẫu và vòng chốt size. Doanh nghiệp hay hỏi “bao lâu thì có hàng” rồi tính ngược từ ngày sự kiện, và trượt lịch không phải vì xưởng may chậm mà vì bộ phận hành chính mất ba tuần để gom đủ danh sách size của các phòng ban.

Ở HYPO, các dòng core làm mẫu trong khoảng 3 đến 5 ngày, và mức tối thiểu tham chiếu là khoảng 50 sản phẩm mỗi mã. Nhưng với hàng dệt thoi nhiều chi tiết thì lịch phải tính riêng theo bộ rập cụ thể chứ không có con số chung — và bất kể xưởng nào, bạn nên hỏi hai câu trước khi ký: lead time tính từ mốc nào, và bộ mẫu mất bao lâu. Nếu đơn gắn với một ngày cụ thể như lễ kỷ niệm hay hội chợ, hãy tự cộng thêm một vòng đệm cho việc sửa mẫu, vì hầu như không có đơn nào duyệt mẫu đúng một lần.

Cụm nào làm đội giá một đơn đồng phục, cụm nào cắt được mà không hạ chất?

Cái làm đội giá không phải chất vải, mà là số mã và số chi tiết. Cùng một trăm người, đặt một mã áo với hai màu sẽ rẻ hơn nhiều so với đặt bốn mã cho bốn bộ phận — vì mỗi mã là một bộ rập, một lần may mẫu, một lần trải cắt, một lần canh chuyền, và mỗi mã lại phải tự đạt số lượng tối thiểu của nó. Đây là lý do giá theo số lượng ở đơn đồng phục nhìn khó hiểu hơn ở đơn brand: bạn tăng tổng số lượng nhưng chia nhỏ ra nhiều mã thì đơn giá có thể không giảm.

Những cụm chi tiết đội giá nhanh nhất trên một chiếc sơ mi, xếp theo mức độ: cổ và măng sét có mex ép chuẩn, trụ tay may hoàn chỉnh, túi có nắp và có thêu, đường may kê mí hai kim ở sườn và vai, khuy khuyết nhiều và cúc đặt riêng theo màu. Còn với quần tây thì cạp, khoá, móc cài và lót cạp là nhóm phụ liệu có lô tối thiểu riêng của nhà cung cấp — nghĩa là dù bạn chỉ may năm mươi cái quần, phụ liệu vẫn có thể buộc bạn mua theo lô lớn hơn (bài về may quần tây đi kỹ phần này).

HYPO nhận được phần nào của một đơn đồng phục công sở?

Nói phần “không” trước cho sòng phẳng. HYPO là xưởng mạnh ở hàng dệt kim: áo thun, polo, hoodie, quần short, quần dài, cùng in và thêu. Sơ mi, quần tây và vest là hàng dệt thoi, chạy trên chuyền khác với bộ phụ liệu khác — với những mã đó chúng tôi phải tính riêng theo bộ rập cụ thể và nói thẳng phần nào làm được, chứ không có bảng giá chung. Nếu công ty bạn cần một bộ đồng phục công sở đầy đủ theo nghĩa cổ điển, phần vest và quần tây nên hỏi xưởng chuyên dệt thoi.

Phần chúng tôi làm được và làm nhiều: đồng phục dạng polo và áo thun cho khối văn phòng, kho, showroom, cửa hàng — nhóm mà thực tế đang thay dần sơ mi ở rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam vì mặc dễ hơn, giặt dễ hơn, và ít trượt size hơn hẳn. Kèm theo đó là hoodie hoặc áo khoác nhẹ đồng bộ cho mùa lạnh và cho quà tặng nội bộ, tote và mũ cho sự kiện. Năng lực in và thêu tại xưởng gồm 2 máy DTG Brother GTX, 2 dàn DTF, 4 máy thêu vi tính và máy laser; hàng đi qua 3 trạm QC với mục tiêu lỗi dưới 2%; mức tối thiểu tham chiếu khoảng 50 sản phẩm mỗi mã và mẫu làm trong 3 đến 5 ngày.

Câu hỏi thường gặp về may đồng phục công sở