Đi hội chợ, mở pop-up cần chuẩn bị bao nhiêu hàng? Bài toán nhìn từ lệnh sản xuất

Số hàng mang đi một buổi hội chợ hay một kỳ pop-up không tính bằng câu hỏi "bao nhiêu thì đủ bán", mà bằng hai con số cộng lại: hàng để treo cho khách thử và hàng để bán. Phần thứ nhất gần như không sinh ra doanh thu trong ngày, nhưng thiếu nó thì phần thứ hai không bán được. Đây là chỗ hầu hết brand mới tính sai — và tính sai từ lúc đặt xưởng, chứ không phải lúc dựng gian hàng.

Bán offline khác bán online ở một điểm rất vật lý: khách cầm được và mặc thử được. Điều đó nghe như lợi thế, và đúng là lợi thế — nhưng nó kéo theo một yêu cầu về hàng hoá mà không kênh online nào bắt bạn phải đáp ứng.

Trên Shopee hay TikTok Shop, hết size M thì bạn tắt biến thể đó, khách chọn size khác hoặc chờ đợt sau. Ở gian hàng hội chợ, hết size M nghĩa là người vừa cầm chiếc áo lên, ngắm nghía ba mươi giây, hỏi "có size M không chị" — rồi đặt xuống và đi. Không có nút "thông báo khi có hàng". Không có đợt sau. Chỉ có một người khách vừa mất.

Hàng mang đi hội chợ gồm hai loại, không phải một

Số hàng cần chuẩn bị = hàng trưng bày (mỗi mã một dải size đầy đủ) + hàng bán dự kiến. Hàng trưng bày là phần vốn nằm trên móc treo suốt sự kiện để khách thử; hàng bán là phần thực sự chảy vào túi khách. Brand mới thường chỉ ước lượng phần thứ hai, rồi tới nơi mới nhận ra gần một nửa số áo mình khiêng đi đang làm nhiệm vụ trưng bày.

Con số này rất dễ hình dung. Một mã áo có 5 size, muốn khách thử được cả dải thì phải treo 5 cái. Sáu mã như vậy là 30 chiếc áo chưa bán được chiếc nào — 30 chiếc chỉ để gian hàng của bạn trông giống một cửa hàng thật thay vì một cái sạp bày ba cái áo lẻ.

Hàng trưng bày không phải chi phí marketing. Nó là một dòng trong lệnh sản xuất — và nó phải được đặt cùng lúc với hàng để bán, chứ không phải rút ra từ hàng để bán.

Đây là lý do phần lớn brand đi hội chợ lần đầu về với cảm giác "bán được mà sao vẫn thấy hụt": họ rút hàng trưng bày ra từ tồn kho đang bán online, làm thủng đúng những size chạy nhất, rồi tuần sau kênh online báo hết size trong khi kho vẫn còn cả trăm cái ở những size không ai hỏi.

Nên mang mấy mã, mỗi mã bao nhiêu cái?

Ít mã nhưng dày size gần như luôn thắng nhiều mã mà mỏng size. Mỗi mã bạn thêm vào là thêm nguyên một dải size phải treo, trong khi một người khách dừng lại trước gian hàng thực tế chỉ thử được hai đến ba chiếc trước khi quyết định. Bày mười mã không làm khách mua nhiều hơn — nó chỉ làm bạn hết size nhanh hơn ở tất cả các mã.

Nguyên tắc chọn mã cho một kỳ bán offline:

• Chỉ mang những mã đang bán trên kênh chính. Phần không bán hết ở hội chợ quay về kho là hàng bình thường, chụp ảnh sẵn, mô tả sẵn, bán tiếp được ngay. Mã làm riêng cho sự kiện thì phần dư trở thành một bài toán mới.
• Ưu tiên mã dễ mặc thử. Tee, short, áo khoác nhẹ — thứ khách khoác lên là biết vừa hay không. Đồ cần thử kỹ trong phòng thay đồ mà gian hàng không có phòng thử thì tỷ lệ chốt tụt hẳn.
• Giữ dải màu hẹp, dải size rộng. Cùng một ngân sách hàng hoá, thêm một màu thì bạn phải nhân lên cả dải size của màu đó. Với gian hàng nhỏ, một mã hai màu đủ size gần như luôn tốt hơn một mã bốn màu thiếu size.

Nếu bạn đang cân nhắc bộ sưu tập đầu tiên nên có mấy mẫu, bài viết về số mẫu cho BST đầu tiên nói kỹ hơn về việc dàn mỏng số mã ảnh hưởng thế nào tới giá vốn từng mã.

Vì sao tỷ lệ size đi hội chợ phải khác tỷ lệ size bán online?

Vì hội chợ là nơi duy nhất size đầu và size đuôi bán được đúng tiềm năng của nó. Bán online, người có số đo lệch khỏi bảng size chuẩn thường tự loại mình từ trước — họ nhìn bảng size, thấy không chắc, và không đặt. Bán offline, chính người đó lại là người dừng lâu nhất trước gian hàng, vì lần này họ mặc thử được và không sợ mua sai.

Hệ quả rất cụ thể với lệnh sản xuất: nếu bạn lấy đúng tỷ lệ size đã quen dùng cho hàng online — thường dồn về vài size giữa — rồi bê nguyên tỷ lệ đó lên sào treo hội chợ, bạn sẽ hết size đuôi trong buổi sáng ngày đầu và ôm size giữa tới lúc dọn gian.

Nói cách khác, đi hội chợ mà vẫn đặt hàng theo tỷ lệ size của kênh online là đang tự bỏ đi phần khách mà chỉ kênh offline mới với tới được. Cách tính tỷ lệ size cho một lệnh sản xuất được phân tích riêng trong bài tỷ lệ size khi đặt may, và bảng size áo thun cho bạn khung số đo để đối chiếu.

Phải đặt xưởng trước ngày khai mạc bao lâu?

Tính lùi từ ngày khai mạc, không tính xuôi từ ngày chốt thiết kế. Trừ 4-5 ngày cho khâu kiểm hàng, gắn hangtag, phân size vào từng thùng theo mã; trừ tiếp lead time sản xuất của lô; trừ tiếp 3-5 ngày làm sample nếu là mẫu mới. Cột mốc ra được chính là hạn chót chốt đơn với xưởng — và nó thường sớm hơn nhiều so với cảm giác của chủ brand.

Điểm gãy hay gặp nhất không nằm ở xưởng. Nó nằm ở thứ tự công việc: brand chốt booth trước vì sợ hết chỗ, rồi mới quay lại chốt mẫu, chốt màu, chốt file in. Ngày khai mạc thì đã in trên vé, còn ngày hàng vào chuyền thì vẫn đang thương lượng.

Ngày khai mạc hội chợ là ngày cứng. Lead time sản xuất thì không. Ai để hai thứ đó gặp nhau ở tuần cuối, người đó sẽ đi hội chợ bằng ảnh chụp sản phẩm.

Có một chi tiết rất nhỏ nhưng cứu được nhiều đơn: báo với xưởng ngay lúc chốt đơn rằng lô này có ngày cứng. Một dòng ghi chú trong lệnh sản xuất từ đầu chỉ tốn một câu tin nhắn; xin chen chuyền vào ba ngày trước ngày giao thì thường không còn chỗ để chen. Nếu bạn chưa nắm lead time thực tế của từng loại đơn, bài về lead time sản xuất áo thun có bóc tách từng khâu; còn khi hàng đã trễ thật thì xử lý ra sao khi xưởng giao trễ nói về phần đàm phán.

Ba kiểu bán offline, ba bài toán hàng hoá khác nhau

"Đi hội chợ" và "mở pop-up" nghe giống nhau nhưng đòi hỏi lượng hàng lệch nhau rất xa — chủ yếu vì độ dài thời gian bán quyết định bạn có cần bổ hàng giữa kỳ hay không.

Kiểu thứ hai là nơi nhiều brand vấp. Pop-up ba tuần bán tốt tuần đầu, hết size đúng lúc khách bắt đầu truyền tai nhau — và lúc đó mới đặt xưởng thì hàng về sau ngày đóng gian. Với hàng may lô, tốc độ phản ứng không đo bằng ngày mà đo bằng lead time. Nếu bạn định làm pop-up dài ngày, cách đặt lại lô hàng không lệch màu lệch form nên được đọc trước khi khai mạc chứ không phải sau. Kiểu thứ ba thì gần với mô hình bán sỉ và ký gửi hơn là bán lẻ.

Hàng đi hội chợ bị soi bằng tay, không qua màn hình

Đây là lô hàng duy nhất của bạn được khách kiểm tra bằng năm giác quan trước khi trả tiền. Online, khách nhìn ảnh đã chỉnh sáng. Ở gian hàng, họ lật mặt trong xem đường may, miết ngón tay lên hình in, kéo căng vùng in, và — điều này xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ — đưa áo lên gần mũi.

Những lỗi mà kênh online vẫn sống được thì kênh offline chết ngay tại chỗ: đường may không đều ở gấu áo, hình in hơi cứng tay, mùi hoá chất còn sót từ khâu hoàn tất. Không ai bóc phốt bạn cả — khách chỉ đặt áo xuống và bước tiếp, và bạn không bao giờ biết lý do.

Vì vậy: không lấy hàng lỗi nhẹ ra lấp sào treo cho đầy gian. Một chiếc áo loại 2 nằm giữa sào không giúp gian hàng đầy hơn, nó chỉ chờ đúng người khách kỹ tính nhất cầm lên. Hàng lỗi nhẹ có kênh riêng của nó, đã bàn trong bài bán hàng loại 2 mà không mất brand. Trước khi đóng thùng đi sự kiện, nên chạy lại quy trình kiểm hàng nghiệm thu lô áo một lượt; còn nếu hàng vừa về mà còn mùi, bài về mùi hoá chất trên áo mới chỉ chỗ xử lý và cần bao nhiêu ngày.

Ở HYPO, hàng đi qua 3 trạm QC với ngưỡng lỗi dưới 2% trước khi rời xưởng — nhưng với hàng đi sự kiện, chúng tôi vẫn khuyên chủ brand mở thùng kiểm thêm một lượt tại chỗ mình, vì lần này người kiểm cuối cùng là khách hàng đứng cách bạn một mét.

Còn hàng sau hội chợ thì sao? Quyết định nằm ở lúc đặt

Phần hàng còn lại sau sự kiện được định đoạt từ lúc bạn chốt đơn với xưởng, không phải lúc bạn dọn gian hàng. Nếu mang đi toàn mã đang bán online, phần dư chỉ đơn giản là nhập lại kho và bán tiếp. Nếu mang đi một mã làm riêng cho sự kiện, phần dư là một mã mới toanh chưa có ảnh, chưa có mô tả, chưa có ai biết tới — và bạn vừa tạo thêm việc cho chính mình.

Cũng cần nói thẳng một điều ngược với trực giác: bán sạch hàng không phải là chiến thắng.

Bán sạch hàng ở hội chợ không phải là thắng. Đó là dấu hiệu bạn đã đứng nhìn một số khách bỏ đi vì không còn size của họ — thường vào đúng khung giờ đông nhất.

Mục tiêu hợp lý hơn: bán tốt mà vẫn còn hàng treo tới phút chót, phần dư quay về kênh online như hàng bình thường. Muốn vậy thì lượng hàng mang đi phải được chọn sao cho kịch bản ế cũng không gây thiệt hại — đó là cách duy nhất để không phải đánh cược vào một dự đoán doanh số mà bạn chưa có dữ liệu để dự đoán. Phần tồn sau sự kiện, nếu đúng là dư nhiều, xử lý theo hướng trong bài xả hàng tồn mà không phá giá brand, và quản lý chung theo nguyên tắc quản lý tồn kho cho local brand.

Tính đủ chi phí trước khi quyết số lượng

Chi phí một kỳ hội chợ phải chia cho số áo bán được thực tế, không chia cho số áo mang đi. Đây là phép chia duy nhất cho bạn biết kênh offline có đáng làm tiếp hay không, và nó phải làm trước khi đặt hàng chứ không phải sau khi dọn gian.

Các đầu mục cần cộng đủ:

1. Phí gian hàng. Khoản này dao động rất rộng tuỳ sự kiện — một gian tiêu chuẩn ở hội chợ thương mại khác xa một góc pop-up trong trung tâm thương mại. Hỏi thẳng ban tổ chức và hỏi luôn các khoản phụ: điện, nước, thiết kế gian, bảo vệ ngoài giờ.
2. Giá vốn hàng hoá — tính trên toàn bộ số áo mang đi, kể cả phần trưng bày, vì đó là vốn đã bỏ ra.
3. Vận chuyển hai chiều và chi phí đóng gói lại phần hàng mang về.
4. Nhân sự đứng gian theo từng khung giờ, cộng cả ngày dựng và ngày dỡ.
5. Thời gian của chính bạn — đầu mục bị bỏ qua nhiều nhất. Ba ngày đứng gian là ba ngày không làm việc khác.

Cộng xong, chia cho số áo bán thực tế, so với lãi gộp mỗi áo. Nếu bạn chưa chắc lãi gộp thật của mình sau khi trừ hết chi phí, công cụ tính giá bán của HYPO cho ra con số thực lãi trên mỗi đơn, và bài về điểm hoà vốn cho biết bạn cần bán bao nhiêu áo mới bù được phần chi phí cố định của kỳ sự kiện.